كيف أسجّل مصروفاً وأصرفه؟

للمصروف طريقان في النظام، والفرق بينهما سؤال واحد: هل دفعت الآن أم ستدفع لاحقاً؟

• سند الصرف — دفعت فوراً من الصندوق أو البنك. وهذا أكثر المصروفات اليومية.
• فاتورة مصروف — وصلتك الفاتورة ولم تدفع بعد، فتبقى ديناً عليك حتى تسدّدها.

سند الصرف

1. افتح المحاسبة ← سندات الصرف — صورة 1 — ثم إضافة.
2. اختر فئة المصروف — صورة 2 — وهي التي تحدد الحساب الذي يُقيد عليه.
3. حدّد من حساب (الصندوق أو البنك) والمبلغ والتاريخ والمستفيد.
4. أرفق صورة الفاتورة أو الإيصال، ثم حفظ ثم اعتماد.

فاتورة المصروف

أنشئها من فواتير المصروفات بالجهة والمبلغ وتاريخ الاستحقاق. ثم عند السداد افتح دفعات المصروفات وسجّل الدفعة عليها. وهذا هو ما يجعل تقرير مستحقات الموردين صحيحاً.

فئات المصاريف

من شاشة فئات المصاريف تضيف ما يناسب نشاطك (إيجار، كهرباء، وقود، ضيافة، صيانة) وتربط كل فئة بحسابها مرة واحدة. ومن بعدها يكتب موظفك اسم الفئة وحده ولا يحتاج معرفة المحاسبة.

ملاحظات

• لا تستعمل سند الصرف لسداد مورد عليه فاتورة؛ فله دفعات المشتريات، وهي التي تقفل الفاتورة.
• أرفق الإيصال دائماً؛ فالمصروف بلا مستند أوّل ما يعترض عليه المدقّق.
• قلّل عدد الفئات واجعلها واضحة؛ فخمسون فئة تجعل قائمة الدخل غير مقروءة.