كيف أضيف حساباً للشجرة المحاسبية وأقفل فترة؟

عمليتان يقوم بهما المحاسب وحده ولا تتركهما لموظف إدخال: إضافة حساب، وإقفال فترة.

إضافة حساب

1. افتح المحاسبة ← الشجرة المحاسبية — صورة 1 — وراجِع الشجرة قبل أن تضيف؛ فالحساب المطلوب موجود غالباً.
2. اضغط إضافة حساب — صورة 2 — واختر الحساب الأب؛ فمنه يرث الحساب نوعه وموضعه في التقارير.
3. اكتب الاسم باللغتين. والكود يولّده النظام تلقائياً ولا يُكتب يدوياً — وهذا يمنع تعارض الأكواد.
4. حدّد هل هو حساب تجميعي (يحتوي حسابات تحته) أم حساب حركة (يُقيد عليه مباشرة)، ثم حفظ.

إقفال فترة محاسبية

الفترة المقفلة — صورة 3 — ترفض أي مستند جديد بتاريخ داخلها، وهذا هو المقصود: أن تحمي أرقاماً اعتمدتها وقدّمت بها إقراراً أو ميزانية.

افتح الفترات المحاسبية ثم اضغط إقفال أمام الفترة. ويمكن إعادة فتحها عند الحاجة، لكن لا تجعل ذلك عادة.

متى تُقفل الفترة

• بعد اعتماد كل فواتير الشهر وسنداته.
• بعد التسوية البنكية وقيد الإهلاك الشهري.
• بعد تقديم الإقرار الضريبي للفترة وليس قبله.

ملاحظات

• لا تنشئ حساباً لكل عميل أو مورد؛ فلهم شاشاتهم، والشجرة للتبويب لا للأسماء.
• لا تحذف حساباً عليه حركة؛ بل عطّله فيختفي من القوائم ويبقى تاريخه في التقارير.
• أقفل كل شهر في وقته؛ فالمستند الذي يُدخل بتاريخ قديم يغيّر تقريراً أطلعت عليه مديرك أو الجهات الرسمية.