كيف أنفّذ دورة شراء كاملة؟

دورة الشراء أربع شاشات متسلسلة: طلب شراء ← أمر شراء ← إشعار استلام ← فاتورة مورد. وكل شاشة تُبنى من التي قبلها، فلا تعيد الإدخال مرتين.

1) طلب الشراء

من المشتريات ← طلبات الشراء — صورة 1. وهو طلب داخلي: أي أصناف ناقصة وكمياتها، بلا مورد بعد. اعتمده لينتقل للخطوة التالية.

2) أمر الشراء

من أوامر الشراء — صورة 2 — أنشئ أمراً من الطلب المعتمد، ثم حدّد المورد والأسعار وتاريخ التسليم المتوقع. وهذا هو المستند الذي يُرسل للمورد.

3) إشعار الاستلام

عند وصول البضاعة افتح إشعارات الاستلام — صورة 3 — وأنشئ إشعاراً من أمر الشراء. واكتب الكمية المستلمة فعلاً لا المطلوبة؛ فالتوريد الجزئي وارد، والنظام يتابع المتبقّي. وباعتماد الإشعار يدخل المخزون.

4) فاتورة المورد

من فواتير المورد — صورة 4 — أنشئ الفاتورة من الإشعار، واكتب رقم فاتورة المورد كما هو في الورقة. وباعتمادها تظهر في مستحقات الموردين ويُنشأ القيد المحاسبي.

ملاحظات

• المخزون يدخل بـإشعار الاستلام لا بالفاتورة؛ فإن وصلت البضاعة وتأخرت الفاتورة فسجّل الإشعار فوراً.
• لا تتجاوز الخطوات؛ فالفاتورة المباشرة بلا أمر ولا إشعار تفقدك متابعة المتبقّي ومقارنة الأسعار بالمتفق عليه.
• النظام يمنع تكرار فاتورة بنفس المورد ونفس الرقم؛ وهذا حارسك من السداد مرتين.