ما دورة المبيعات الكاملة ومتى أحتاج كل مستند؟

خمسة مستندات في قائمة المبيعات، وكثيرون يظنّون أنهم مضطرّون للمرور بها جميعاً. الحقيقة أن الفاتورة وحدها إلزامية، وما عداها يُستخدم عند الحاجة — صورة 1.

السلسلة كاملة

1. عرض سعر — ما تُرسله للعميل قبل أن يوافق. لا أثر له على مخزون ولا حسابات.
2. أمر بيع — العميل وافق. يحجز الكمية له فلا تُباع لغيره، لكنه لا يخصمها بعد.
3. أذن تسليم — خرجت البضاعة من المستودع. هنا يُخصم المخزون فعلياً.
4. فاتورة البيع — المطالبة المالية. اعتمادها يسجّل الإيراد والذمّة المدينة.
5. سند قبض — العميل دفع. يُنقص الذمّة ويزيد الصندوق أو البنك.

أي المسارات يناسبك؟

• بيع فوري بالمحل — استخدم نقطة البيع. مستند واحد يقوم بكل شيء: يخصم المخزون ويصدر الفاتورة ويسجّل القبض.
• بيع لعميل بالأجل — فاتورة بيع ثم سند قبض عند التحصيل. لا حاجة لعرض سعر ولا أمر بيع.
• مشروع أو صفقة متفاوَض عليها — عرض سعر ← أمر بيع ← فاتورة. الأمر يحجز البضاعة حتى موعد التسليم.
• توريد على دفعات — أمر بيع واحد ثم أذن تسليم لكل شحنة ثم فاتورة.

ما الذي يحرّك المخزون والحسابات؟

* الفاتورة المنشأة من أذن تسليم لا تخصم المخزون مرة ثانية — الأذن خصمه بالفعل.

ملاحظات

• القاعدة الذهبية: المسودة لا تفعل شيئاً. كل مستند يُحفظ مسودةً أولاً، ولا يتحرّك مخزون ولا حساب حتى تضغط موافقة.
• لا تُنشئ مستنداً لا تحتاجه. أمر بيع بلا داعٍ يحجز كمية ويبقى مفتوحاً في التقارير.
• التحويل بين المستندات بزرّ واحد: تحويل إلى طلب، إنشاء إذن تسليم، إنشاء فاتورة — ولا تحتاج إعادة إدخال البنود.
• ابدأ بالأبسط. أضِف حلقةً إلى السلسلة حين يفرضها العمل، لا قبل ذلك.