أذون التسليم وسندات القبض ومرتجعات المبيعات

ثلاثة مستندات تحيط بالفاتورة: إذن التسليم يوثّق خروج البضاعة، وسند القبض يوثّق دخول المال، ومرتجع المبيعات يعالج ما يعود.

أذون التسليم

إذن التسليم هو ما يوقّعه المستلم عند التسليم. من لوحة المبيعات افتح بطاقة أذون التسليم — صورة 1 — ثم إضافة كما في صورة 2: العميل، وأمر البيع أو الفاتورة المرتبطة، والمستودع، والأصناف والكميات المسلَّمة، وبيانات المستلم.

وفائدته الأكبر تظهر في البيع الآجل والتسليم على دفعات: تعرف ما سُلِّم فعلاً وما بقي، وتحتفظ بمستند موقّع يحسم أي خلاف لاحق حول الاستلام.

سندات القبض

بطاقة سندات القبض — صورة 3 — تعرض ما حُصِّل من العملاء. ولتسجيل تحصيل اضغط إضافة كما في صورة 4:

• العميل — فتظهر فواتيره غير المسدَّدة.
• المبلغ وطريقة الدفع والتاريخ.
• توزيع المبلغ على الفواتير — أي فاتورة يسدّدها هذا المبلغ وبكم.
• مرجع اختياري مثل رقم التحويل أو الشيك.

وربط التحصيل بفواتيره هو ما يجعل «الذمم المدينة» و«أعمار الذمم» صحيحة. والتحصيل غير المربوط يظهر كرصيد دائن للعميل بينما تبقى فواتيره مفتوحة — وهو أكثر سبب لشكوى «كشف الحساب غير صحيح».

متابعة التحصيل: الفلترة والإجمالي والطباعة

أعلى قائمة سندات القبض شريط فلترة — صورة 3 — يجيب عن أسئلة مثل «كم حُصِّل بالفيزا هذا الشهر؟»:

• من تاريخ وإلى تاريخ — بتاريخ السند نفسه، لا بتاريخ الفاتورة.
• طريقة الدفع — كاش أو فيزا أو بنك بعينه.
• بحث برقم السند أو المرجع أو اسم العميل أو رقم الفاتورة.

ويبيّن عمود رقم الفاتورة الفواتير التي وُزِّع عليها كل سند، والضغط على الرقم يفتح الفاتورة. وأسفل الجدول صف الإجمالي: المبلغ والموزَّع وغير الموزَّع وعدد السندات لكل ما يطابق الفلتر، لا للصفحة الظاهرة وحدها، ولا تدخل فيه السندات الملغاة.

وزرّا طباعة وتصدير إكسل يأخذان الفلتر نفسه: اطبع كشف التحصيل للفترة وطريقة الدفع المختارتين بإجماليه، أو نزّله ملفاً لمطابقته مع كشف البنك أو تقرير جهاز البطاقات.

مرتجعات المبيعات

حين يعيد العميل بضاعة، سجّل مرتجع مبيعات. من بطاقة مرتجعات المبيعات — صورة 5 — اضغط إضافة كما في صورة 6: ابحث عن الفاتورة الأصلية، ثم حدّد الأصناف والكميات المرتجعة وسبب الإرجاع، وطريقة رد المبلغ إن كان نقدياً.

وعند الاعتماد: تعود الكميات إلى المخزون، ويُسجَّل قيد يخفّض الإيراد وذمة العميل، ويظهر المرتجع مرتبطاً بفاتورته.

تنبيهان مهمان

• لا تعالج المرتجع بتعديل الفاتورة أو بتسوية مخزون: الأول يكسر الربط، والثاني يصحّح المخزون ويترك حساب العميل خاطئاً.
• الفاتورة التي عليها مرتجع لا تُعدَّل حتى يُحذف المرتجع — وهذا مقصود للحفاظ على ترابط البنود.

ترتيب صحيح للحالة الشائعة

1. اعتمد الفاتورة.
2. سلّم البضاعة بإذن تسليم.
3. حصّل المبلغ بسند قبض مربوط بالفاتورة.
4. إن عاد شيء، سجّل مرتجعاً مرتبطاً بالفاتورة نفسها.