كيف أنشئ فاتورة بيع وما الذي يحدث فعلاً عند الاعتماد؟

الفاتورة هي المستند الوحيد الذي لا غنى عنه في دورة المبيعات، وهي أيضاً المستند الوحيد الذي يلمس المخزون والمحاسبة معاً.

الخطوات

1. افتح المبيعات ← فواتير البيع ثم + إنشاء — صورة 1.
2. اختر العميل والفرع والمستودع.
3. اضبط التاريخ وتاريخ الاستحقاق — الثاني هو ما يجعل الفاتورة تظهر كمتأخّرة لاحقاً.
4. أدخل البنود: المنتج أو الخدمة والكمية وسعر الوحدة والضريبة. يعرض النظام المخزون المتاح والخصم من المخزون بالوحدة الأساسية أسفل البند.
5. أضِف خصماً قبل الضريبة إن وُجد.
6. إن كان العميل يدفع الآن، فعّل تسجيل دفعة واختر طريقة الدفع وحساب الإيداع والمبلغ — فيُنشأ سند القبض تلقائياً مع الفاتورة.
7. اضغط حفظ، أو فعّل اعتماد فوري لتوفير خطوة.

ماذا يحدث عند الاعتماد

المسودة لا تسجّل شيئاً. عند الضغط على موافقة يحدث كل ما يلي في عملية واحدة لا تتجزّأ — إن فشل جزء منها رجع كل شيء كما كان:

1. يتحقّق النظام من توفّر الكميات في المستودع.
2. يتحقّق من أن الفترة المحاسبية غير مقفلة؛ فإن كانت مقفلة رفض الاعتماد برسالة صريحة.
3. يخصم الكميات من المخزون ويسجّلها في دفتر المخزون.
4. ينشئ القيد المحاسبي: إيراد المبيعات وذمّة العميل المدينة والضريبة.
5. يحدّث المفوتَر على أمر البيع إن كانت الفاتورة ناشئة عنه.

ولا يُخصم المخزون مرتين: الفاتورة المنشأة من أذن تسليم تتخطّى خطوة الخصم لأن الأذن نفّذها.

ملاحظات

• راجع الفاتورة وهي مسودة — هذه آخر لحظة يمكنك فيها التعديل بحرية.
• الاعتماد محميّ من التكرار؛ الضغط مرتين أو من نافذتين لا يُنشئ قيدين.
• الاعتماد الجماعي من القائمة يمرّ على المسار نفسه تماماً، فلا يتخطّى ترحيلاً.
• الخدمات لا تخصم مخزوناً، فيمكن فوترتها دون رصيد.
• بعد الاعتماد استخدم طباعة للفاتورة الكاملة أو طباعة لفة لطابعة الإيصالات الحرارية.
• الفاتورة المعتمدة لا تُحذف أبداً — الإلغاء هو الخيار الوحيد. راجع المقالين التاليين.