فواتير البيع: الإنشاء والاعتماد والتعديل والإلغاء

فاتورة البيع هي المستند الذي يحوّل البيع إلى رقم في حساباتك وحركة في مخزونك. وفهم الفرق بين المسودة والمعتمدة يوفّر عليك أغلب المشكلات التي تصل إلينا في الدعم.

قائمة الفواتير

من لوحة المبيعات افتح بطاقة فواتير البيع — صورة 1: رقم الفاتورة، والعميل، والتاريخ، والإجمالي، والمدفوع، والحالة (مسودة، معتمدة، ملغاة)، مع بحث وتصفية بالتاريخ والفرع والحالة، وتصدير.

إنشاء فاتورة

اضغط إنشاء كما في صورة 2:

1. العميل والفرع والمستودع — ومن المستودع ستُخصم الكميات عند الاعتماد.
2. التاريخ وتاريخ الاستحقاق.
3. البنود — ابحث عن الصنف بالاسم أو الرمز أو الباركود، ثم حدّد الكمية والسعر والخصم والضريبة.
4. الإجماليات تُحسب تلقائياً: قبل الضريبة، الخصم، الضريبة، والإجمالي النهائي.

تُحفظ الفاتورة مسودة: لم يُسجَّل شيء في المحاسبة أو المخزون بعد، فيمكنك تعديل أي بيان فيها بحرية، أو حذفها نهائياً إن لم تعد لازمة.

الاعتماد

اضغط اعتماد لتفعيل الفاتورة: تُخصم الكميات من المستودع، ويُسجَّل القيد المحاسبي (ذمة مدينة على العميل، وإيراد، وضريبة إن وُجدت).

لا تعتمد فاتورة قبل مراجعة بنودها وكمياتها؛ الاعتماد هو الخط الفاصل بين مستند قابل للتعديل الحر ومستند له أثر حقيقي.

التعديل بعد الاعتماد

القاعدة كما يلخّصها الدليل المدمج في لوحة المبيعات:

• فاتورة معتمدة بلا دفعة ولا مرتجع — زر «تعديل» متاح مباشرة.
• عليها دفعة — احذف سند القبض أولاً فتعود «غير مدفوعة»، عندها يتاح التعديل، ثم سجّل الدفعة الصحيحة.
• عليها مرتجع مبيعات — احذف المرتجع أولاً، لأن التعديل يعيد بناء البنود من جديد فينكسر ربط المرتجع بالبند الأصلي.
• فاتورة نقطة بيع — لا تُعدَّل مباشرة أبداً؛ عالجها بإلغاء عملية البيع كما في مقال نقطة البيع.

الإلغاء

الإلغاء متاح للفاتورة المعتمدة فقط، ويعكس تلقائياً كل ما سجّلته: يُعكس القيد وتعود الكمية إلى المخزون. والفاتورة الملغاة تبقى ظاهرة موسومة بأنها «ملغاة» بجانب قيدها العكسي — ولا تُعدَّل ولا يُعاد فتحها ولا تقبل دفعة جديدة.

ولتصحيح خطأ في فاتورة معتمدة لا يمكن تعديلها: ألغِ الخاطئة وأنشئ فاتورة صحيحة جديدة.

لماذا لا يوجد حذف للفاتورة المعتمدة

لأن الحذف يمحو الدليل: فاتورة لها قيد محاسبي وحركة مخزون فعلية، حذفها يترك الحسابات والمخزون غير متطابقين مع الواقع دون أثر يُرجَع إليه. أما الإلغاء فيُبقي القصة كاملة: المستند الأصلي، وسبب الإلغاء، والقيد العكسي.