عروض الأسعار وأوامر البيع

قبل الفاتورة خطوتان تحميان البيع من سوء الفهم: عرض السعر يوثّق ما اتفقتم عليه، وأمر البيع يحوّله إلى التزام بالتوريد.

عروض أسعار المبيعات

من لوحة المبيعات افتح بطاقة عروض الأسعار — صورة 1 — لترى العروض وحالاتها وقيمها. ولإنشاء عرض اضغط إضافة كما في صورة 2:

• العميل والتاريخ وتاريخ انتهاء صلاحية العرض.
• الفرع والمستودع اللذان سيُخدم منهما الطلب.
• البنود — الصنف، الكمية، السعر، الخصم، الضريبة.
• الشروط والملاحظات — مدة التوريد، شروط السداد، وأي تحفّظ تريد توثيقه.

العرض لا يخصم مخزوناً ولا يُنشئ قيداً. وتاريخ الصلاحية ليس تفصيلاً شكلياً: هو ما يحميك حين ترتفع التكلفة بعد شهرين ويعود العميل بعرض قديم.

أوامر البيع

بعد موافقة العميل، حوّل العرض إلى أمر بيع بدل إعادة إدخال البنود. ومن بطاقة أوامر البيع — صورة 3 — يمكنك أيضاً إنشاء أمر مباشرة كما في صورة 4: العميل، وتاريخ الأمر، وتاريخ التسليم المتوقع، والفرع والمستودع، والبنود.

أمر البيع يسجّل الالتزام: ماذا وعدت به ومتى. ومؤشر أوامر البيع المعلقة في لوحة المبيعات يعرض ما لم يُسلَّم أو لم يُفوتر بعد — وهي أول قائمة يجب أن يراجعها مسؤول المبيعات كل صباح.

من الأمر إلى التسليم والفاتورة

الأمر لا يخصم المخزون ولا يُنشئ قيداً محاسبياً. الخصم يقع عند إذن التسليم أو عند اعتماد الفاتورة بحسب طريقة عملك:

• تسلّم أولاً وتفوتر لاحقاً ⟵ أذن تسليم ثم فاتورة.
• تفوتر وتسلّم في الوقت نفسه ⟵ فاتورة مباشرة من الأمر.

نصائح

• اكتب شروط السداد في العرض نفسه، لا في رسالة منفصلة؛ العرض هو المستند الذي يُرجع إليه عند الخلاف.
• راجع عروض الأسعار المسودة أسبوعياً؛ عرض بقي مسودة أسبوعين غالباً عميل ينتظر رداً.
• حوّل العرض إلى أمر أو فاتورة بدل إعادة الكتابة، ليبقى الربط بين المستندات واضحاً في سجل العميل.