ما معنى «تتبع المخزون» ومتى أُطفئه؟

مفتاح صغير في نموذج الصنف، لكنه أكثر إعداد يسبّب حيرة لاحقاً: تتبع المخزون. يقرّر هذا المفتاح هل يحتفظ النظام برصيد لهذا الصنف أم يتجاهله تماماً.

ما الذي يتغيّر حين يكون مفعّلاً

• كل شراء يزيد الرصيد، وكل بيع ينقصه، وكل حركة تُسجَّل في دفتر المخزون.
• يظهر الصنف في تقرير الرصيد وبطاقة الصنف والمخزون حسب الفرع، وتُحسب له قيمة مخزون ومتوسط تكلفة.
• يمكن إدخال رصيد افتتاحي له، وجرده، وتحويله بين المستودعات، وإتلافه.
• يمكن أن يمنعك النظام من بيع كمية أكبر من المتاح.

ما الذي يتغيّر حين يكون مطفأً

يظلّ الصنف قابلاً للبيع والشراء والفوترة كالمعتاد، لكن لا تُسجَّل له أي حركة مخزنية على الإطلاق: لا رصيد، ولا سطر في الدفتر، ولا ظهور في تقارير الأرصدة، ولا رصيد افتتاحي.

متى أُطفئه

• الخدمات — مطفأ تلقائياً ولا معنى لتفعيله.
• أصناف لا يُجدي عدّها: مسامير، شريط لاصق، أكواب ماء، مواد تنظيف تُستهلك فور شرائها. تكلفة جردها أكبر من فائدته.
• أصناف تُطلب لطلب العميل مباشرة ولا تمكث عندك، كقطعة تُشترى خصيصاً وتُركَّب في اليوم نفسه.

متى لا أُطفئه أبداً

أي صنف تريد أن تعرف كم بقي منه، أو تحتاج تنبيهاً عند نفاده، أو تدخل قيمته في قيمة المخزون بالميزانية. إن كنت متردّداً فاتركه مفعّلاً — التفعيل هو الوضع الافتراضي لسبب وجيه.

ملاحظات

• عمود تتبع المخزون في جدول الأصناف يعرض نعم/لا لكل صنف — صورة 1.
• أخطر حالة: شراء صنف والمفتاح مطفأ ثم تفعيله لاحقاً. الشراء القديم لن يظهر في الرصيد، فيبدو الصنف صفراً وهو موجود على الرفّ فعلاً. علاج هذه الحالة تحديداً هو تسوية المخزون اليدوية لا الجرد الفعلي.
• غيّر هذا المفتاح في أهدأ وقت ممكن، ويُفضَّل بعد جرد، لا في منتصف موسم البيع.
• إطفاء المفتاح لا يمحو الحركات السابقة، لكنه يوقف تسجيل أي حركة جديدة.