الأصناف والخدمات والفئات والبراندات

كل ما تبيعه أو تستهلكه يُعرَّف مرة واحدة في شاشة الأصناف والخدمات، ثم تستخدمه المبيعات والمشتريات والتصنيع بلا إعادة إدخال.

قائمة الأصناف

من لوحة المخزون افتح بطاقة الأصناف والخدمات، فتظهر القائمة كما في صورة 1: النوع (منتج أو خدمة)، والصورة، والرمز (SKU)، والباركود، والاسم، والفئة، والبراند، والكمية المتاحة، والوحدة، وسعر الشراء وسعر البيع، وهل يُتتبَّع مخزونه، وتاريخ انتهاء الوكالة، والحالة.

وفوق القائمة أدوات تصفية: بحث بالاسم أو الرمز أو الباركود، والنوع، والحالة، وتتبع المخزون، والفئة، والبراند. ومعها أزرار: تصدير إكسل، واستيراد الأصناف والخدمات لإدخال قائمة كاملة دفعة واحدة، وزر ملصقات الباركود لطباعة ملصقات الأصناف المحددة.

إضافة صنف أو خدمة

اضغط إضافة صنف/خدمة فتفتح نافذة كما في صورة 2:

• النوع — منتج (شيء ملموس له رصيد)، أو خدمة (لا رصيد لها)، أو مادة خام تُستهلك في التصنيع.
• الاسم — كما يظهر في الفواتير وشاشات البيع.
• الرمز (SKU) — يُولَّد تلقائياً ويمكنك تغييره، وزر توليد ينشئ رمزاً جديداً.
• الباركود — يُولَّد تلقائياً أو تُدخل باركود الشركة المصنّعة.
• الفئة والبراند — اختياريان، لكنهما ما يجعل التقارير قابلة للقراءة حين تكبر القائمة.
• الوحدة — وحدة القياس الأساسية للصنف.
• التكلفة وسعر البيع والضريبة.
• تتبع المخزون — شغّله للمنتجات التي لها رصيد، وأوقفه للخدمات.
• تاريخ الصلاحية — للأصناف التي تنتهي صلاحيتها.
• صورة — حتى 2 ميجابايت، وتظهر في شاشة نقطة البيع فتسرّع الاختيار.
• تحديث السعر تلقائياً من التصنيع — للأصناف المصنّعة، فتتبع تكلفتُها تكلفةَ موادها.

المنتج مقابل الخدمة

الفرق ليس شكلياً: المنتج يُنقص رصيداً عند البيع ويظهر في تقارير المخزون وقيمته، والخدمة تُفوتر دون أن تمسّ أي رصيد. تعريف خدمة كمنتج يجعل رصيدها سالباً بعد أول فاتورة، وهو أكثر خطأ يقع فيه المستخدم الجديد.

الفئات والبراندات

بطاقة فئات الأصناف والخدمات — صورة 3 — تنظّم أصنافك في مجموعات، وبطاقة البراندات — صورة 4 — تسجّل العلامات التجارية. وكلاهما يدعم الاستيراد والتصدير مثل الأصناف.

ابدأ بعدد قليل من الفئات الواسعة؛ الفئة التي تحوي صنفاً واحداً لا تفيد تقريراً، ويمكنك التوسّع لاحقاً حين تتضح احتياجاتك.

الرصيد الافتتاحي للصنف

بعد إنشاء الصنف، سجّل رصيده الافتتاحي من قائمة الإجراءات أمامه (خيار الرصيد الافتتاحي). افعل ذلك قبل أول عملية بيع أو شراء، وإلا ظهرت أرصدة سالبة وتقارير لا تعكس الواقع.