الجرد والدفعات وأوامر الإتلاف

ثلاث أدوات تحافظ على مطابقة رصيدك للواقع: الجرد يقارن الدفتر بالرف، والدفعات تتابع الصلاحية، وأوامر الإتلاف تخرج التالف بأثر واضح.

الجرد

الجرد عملية منظّمة: تُعدّ الموجود فعلاً، ثم يحسب النظام الفرق مع الرصيد الدفتري ويصحّحه بحركة مسجَّلة. من لوحة المخزون افتح بطاقة الجرد — صورة 1 — ثم إضافة جرد كما في صورة 2: المستودع، والتاريخ، ثم الأصناف المشمولة والكميات المعدودة.

وعند اعتماد الجرد تُنشأ حركات التسوية تلقائياً بالفروق — زيادة أو نقصاً — فيصبح الرصيد الدفتري مطابقاً للمعدود، ويبقى الفرق ظاهراً في الدفتر لا مخفياً.

نصائح لجرد سليم

• أوقف الحركة على المستودع أثناء العد قدر الإمكان؛ بيع أثناء الجرد يعني فرقاً وهمياً.
• اجرد الأصناف عالية القيمة أو سريعة الحركة بوتيرة أعلى من غيرها.
• راجع الفروق الكبيرة قبل الاعتماد — غالباً سببها خطأ إدخال سابق يمكن تصحيحه من مستنده.
• اعتمد الجرد ثم أغلق الفترة المحاسبية؛ لا العكس.

الدفعات (Batches)

بطاقة الدفعات — صورة 3 — تتابع الأصناف التي تُستلم على دفعات لكل منها تاريخ صلاحية: رقم الدفعة، والصنف، والمستودع، والكمية المتبقية، وتاريخ الانتهاء.

ولوحة المخزون تعرض مؤشر «تنتهي خلال 30 يوماً» المبني على هذه الدفعات، فتتصرّف مبكراً — بتخفيض أو ترويج — بدل أن تكتشف الانتهاء بعد وقوعه.

أوامر الإتلاف

حين يتلف صنف أو تنتهي صلاحيته، لا تخصمه بتسوية غامضة. استخدم بطاقة أوامر الإتلاف — صورة 4 — ثم إضافة أمر إتلاف كما في صورة 5: المستودع، والأصناف، والكميات، والسبب.

يُخرج الأمر الكميات من الرصيد ويسجّل قيمتها كفاقد، فتظهر في تقرير الإتلاف والفاقد. وقراءة هذا التقرير شهرياً تكشف ما لا تكشفه التسويات المتفرقة: صنف يتكرر إتلافه يعني مشكلة في الشراء أو التخزين أو التسعير.

ما الفرق بين الثلاثة؟

• الجرد — عدّ شامل دوري يصحّح كل الفروق دفعة واحدة.
• التسوية — تصحيح فردي لفرق مكتشف خارج الجرد.
• أمر الإتلاف — إخراج مقصود لبضاعة فقدت قيمتها، وله تقريره المستقل.