الوحدات والمستودعات ونقاط البيع

ثلاثة تعريفات أساسية تسبق أي حركة مخزون: بأي وحدة تقيس، وفي أي مستودع تحفظ، ومن أي نقطة بيع تخرج البضاعة.

الوحدات

الوحدة هي مقياس الصنف: قطعة، كيلوغرام، لتر، متر، صندوق، ساعة. من لوحة المخزون افتح بطاقة الوحدات — صورة 1 — فتظهر الوحدات المعرّفة مع الاسم بالعربية والإنجليزية والرمز وعدد الأصناف المرتبطة بكل وحدة وحالتها.

ولإضافة وحدة اضغط إضافة وحدة — صورة 2 — وأدخل الاسم بالعربية والإنجليزية والرمز.

تحويلات الوحدات

حين تشتري بوحدة وتبيع بأخرى — صندوق فيه 12 قطعة مثلاً — عرّف تحويلاً للوحدة من قائمة إجراءات الصنف في شاشة الأصناف. عندها يفهم النظام أن استلام صندوق واحد يعني 12 قطعة في الرصيد، فلا تضطر إلى حساب ذلك في رأسك عند كل عملية.

المستودعات

بطاقة المستودعات — صورة 3 — تعرّف أماكن حفظ البضاعة: مستودع رئيسي، مستودع فرع، معرض، سيارة توزيع. ولكل مستودع: الاسم، والرمز، والفرع التابع له، ووسم افتراضي، وخيار السماح بالرصيد السالب، والحالة.

وخيار السماح بالرصيد السالب يستحق قراراً واعياً: تركه مغلقاً يمنع البيع بما لا تملك ويكشف أخطاء الإدخال فوراً، وفتحه يسهّل العمل اليومي لكنه يخفي الفروق حتى الجرد. ننصح بإغلاقه إلا إذا كانت طبيعة عملك تفرض غير ذلك.

وأضف المستودع قبل تسجيل الأرصدة الافتتاحية، فكل رصيد يُسجَّل في مستودع بعينه.

نقاط البيع

بطاقة نقاط البيع — صورة 4 — تعرّف أجهزة الكاشير أو محطات البيع. ولكل نقطة: الاسم، والفرع، والمستودع الذي تُخصم منه المبيعات، والمستخدم المسند إليها، والحالة.

ربط نقطة البيع بمستودعها هو ما يجعل كل عملية بيع تُنقص الرصيد الصحيح. ونقطة بيع بلا مستودع صحيح تعني مبيعات تخصم من مكان خاطئ — وفرقاً لا يظهر إلا عند الجرد.

ترتيب مقترح

1. عرّف الوحدات التي تستخدمها فعلاً فقط.
2. أنشئ المستودعات واربط كلاً منها بفرعه.
3. اجعل مستودعاً واحداً افتراضياً لتسريع الإدخال.
4. عرّف نقاط البيع واربطها بفروعها ومستودعاتها.
5. ثم ابدأ بإدخال الأصناف وأرصدتها الافتتاحية.