لوحة تحكم المخزون: ماذا تخبرني الأرقام؟

لوحة تحكم المخزون هي الشاشة التي تفتحها كل صباح قبل أي شيء آخر. في دقيقة واحدة تعرف كم تساوي بضاعتك، وما الذي أوشك على النفاد، وما الذي أوشك على الانتهاء، وماذا جرى أمس — صورة 1.

البطاقات الأربع

• قيمة المخزون — مجموع قيمة كل الأصناف بمتوسط تكلفتها. هذا رقم أصولك.
• الأصناف النشطة — عدد المنتجات المفعّلة، وتحته عدد الخدمات منفصلاً.
• تحت الحد الأدنى — كم صنفاً يحتاج إعادة طلب الآن.
• تنتهي خلال ٣٠ يوماً — مجموع ما يقترب من الانتهاء، وتحته تفصيله: كم منتجاً وكم دفعة.

الجداول

• أصناف منخفضة المخزون — الصنف والفرع والمتاح والحد الأدنى، بلون أحمر لما وصل الصفر وبرتقالي لما اقترب. وزرّ التقرير الكامل ينقلك إلى تقرير إعادة الطلب.
• تنتهي قريباً — بتبويبين: المنتجات (تاريخ على الصنف) والدفعات (تاريخ على اللوط)، مع عدّ الأيام المتبقية لكل سطر.
• آخر الحركات — آخر ما جرى في المخزون: المنتج والفرع والنوع والكمية والوقت. أسرع طريقة لملاحظة حركة غير متوقّعة. وزرّ الدفتر الكامل يفتح دفتر المخزون.
• قيمة المخزون حسب الفرع — لكل فرع إجمالي الكمية وقيمة المخزون وحصّته المئوية بشريط بصري، مع صفّ الإجمالي.

الاختصارات

أعلى اللوحة ثلاث مجموعات من الروابط السريعة: الإعداد (الأصناف والوحدات والفئات والبراندات والفروع والمستودعات ونقاط البيع)، والعمليات (الدفتر والدفعات والجرد والتحويلات وأوامر الإتلاف وسياسات إعادة الطلب)، والتقارير (الرصيد وبطاقة الصنف وإعادة الطلب والمخزون حسب الفرع والإتلاف والفاقد). ومربع بحث سريع يقفز بك إلى أي صنف مباشرة.

ملاحظات

• قيمة المخزون تُحسب على المتوفر فعلياً؛ فرقها عن قيمة المتاح هو قيمة ما هو محجوز لأوامر بيع.
• صنف بحصة فرع ٥٢٪ يعني تركّز المخزون في فرع واحد — مؤشّر يستحق النظر إن كان البيع موزّعاً.
• «تحت الحد الأدنى» لا يظهر إلا لمن له سياسة إعادة طلب؛ صفر في البطاقة قد يعني أنك لم تضبط السياسات بعد لا أن كل شيء بخير.
• بطاقة «تنتهي خلال ٣٠ يوماً» فارغة؟ إمّا لا شيء يقترب، وإمّا لا تُدخل تواريخ الصلاحية في سندات الاستلام.
• اجعل مراجعة هذه الشاشة عادة صباحية؛ خمس دقائق هنا توفّر مكالمات كثيرة بعد الظهر.