ما الدفعات (اللوطات) وكيف أراقب تواريخ الصلاحية؟

مئتا كيس علف في المستودع، لكنها ليست متساوية: شحنة وصلت في مارس وأخرى في يونيو، ولكلٍّ تاريخ انتهاء مختلف. الدفعة (أو اللوط) هي مجموعة الوحدات الواصلة معاً برقم واحد وتاريخ صلاحية واحد.

من أين تُنشأ الدفعة

لا تُنشأ الدفعة من شاشة الدفعات — هي شاشة مراقبة. تُنشأ الدفعة تلقائياً حين يحمل سند الاستلام رقم لوط:

1. افتح المشتريات ← الاستلام وأنشئ سند استلام.
2. في كل بند املأ رقم اللوط (اختياري) وتاريخ الانتهاء.
3. عند ترحيل السند يُنشئ النظام الدفعة تلقائياً بكميتها وتكلفتها وتاريخها.

البند الذي يُترك رقم لوطه فارغاً يدخل المخزون بلا دفعة — وهذا مقبول تماماً لما لا يحتاج تتبعاً.

مراقبة الدفعات

افتح المخزون ← الدفعات — صورة 1. الجدول يعرض لكل دفعة: المنتج، الفرع، المستودع، رقم التشغيلة، تاريخ الاستلام، تاريخ الانتهاء مع المدة المتبقية بالكلمات، الكمية الأولية، الباقي، تكلفة الوحدة، والحالة.

الحالات

• مفعّل — صالحة وبعيدة عن الانتهاء.
• تنتهي قريباً — داخل نافذة التحذير، بشارة صفراء.
• منتهية — تجاوزت تاريخها.
• مستنفدة — لم يبقَ منها شيء.

الفلاتر تسمح بالتضييق حسب المنتج والفرع والحالة ونطاق تاريخ الانتهاء.

التنبيه التلقائي

لوحة تحكم المخزون تعرض بطاقة تنتهي خلال ٣٠ يوماً تجمع المنتجات والدفعات المقتربة من الانتهاء. ويرسل النظام يومياً إشعاراً بالأصناف التي تنتهي خلال الثلاثين يوماً القادمة.

مستويان للصلاحية

• تاريخ على الصنف نفسه — يُدخَل في نموذج الصنف، ويناسب ما له تاريخ واحد لا يختلف بين الشحنات.
• تاريخ على الدفعة — الأدق، لأن كل شحنة تحمل تاريخها.

ملاحظات

• الدفعة فريدة بأربعة: المنتج والفرع والمستودع ورقم اللوط. الرقم نفسه في مستودع آخر دفعة أخرى.
• استلام إضافي بالرقم نفسه في المستودع نفسه يضاف إلى الدفعة القائمة لا يُنشئ دفعة جديدة.
• زرّ تسجيل الحركة أعلى الشاشة ينقلك إلى دفتر المخزون ولا ينشئ حركة بنفسه.
• استخدم الدفعات لما تفرض طبيعته ذلك: الأغذية والأعلاف والأدوية ومواد البناء الكيميائية. ولا تفرضها على مسامير وكوابل.
• تتبّع الصلاحية يبدأ من سند الاستلام. اجعل ملء رقم اللوط وتاريخ الانتهاء إجراءً ثابتاً في الاستلام، وإلا بقيت الشاشة فارغة.