حركة المخزون: الدفتر والتحويلات والتسويات

كل زيادة أو نقص في رصيد أي صنف تُسجَّل كحركة. وثلاث شاشات تدير هذا: دفتر المخزون يعرض ما حدث، والتحويلات تنقل البضاعة بين المستودعات، والتسويات تصحّح الفروق.

دفتر المخزون

الدفتر سجل كل حركة، كما في صورة 1: الصنف، والمستودع أو الفرع، ونوع الحركة (وارد، صادر، تحويل، تسوية)، والكمية، والتاريخ، والمستند المصدر.

وهذه أول شاشة تفتحها حين يسأل أحدهم «لماذا نقص رصيد هذا الصنف؟» — صفِّ بالصنف وبالمدى الزمني، ثم اقرأ الحركات بالترتيب حتى تجد الحركة التي لا تتوقعها، ومنها إلى مستندها.

ولا تُدخل الحركات في هذه الشاشة يدوياً؛ هي نتيجة المستندات: فاتورة بيع، أو استلام بضاعة، أو تحويل، أو تسوية.

تحويلات المخزون

التحويل ينقل كميات من مستودع إلى آخر دون بيع أو شراء: من المستودع الرئيسي إلى فرع، أو من فرع إلى سيارة توزيع. من لوحة المخزون افتح تحويلات المخزون — صورة 2 — ثم إضافة تحويل كما في صورة 3: المستودع المصدر، والمستودع الهدف، والتاريخ، ثم الأصناف وكمياتها.

وعند الاعتماد تنقص الكمية من المصدر وتزيد في الهدف بحركتين مرتبطتين في الدفتر — فتبقى قيمة المخزون الكلية كما هي وتتغيّر توزيعتها فقط.

تسويات المخزون

التسوية هي الطريقة الصحيحة لتصحيح فرق بين الرصيد الدفتري والواقع خارج دورة الجرد: تلف مكتشف، أو خطأ إدخال قديم، أو كمية وُجدت ولم تُسجَّل. من بطاقة تسويات المخزون — صورة 4 — اضغط إضافة كما في صورة 5: المستودع، والصنف، والكمية بالزيادة أو بالنقص، والسبب.

اكتب السبب دائماً. التسوية بلا سبب تصبح بعد شهر رقماً لا أحد يعرف مصدره، وهي أول ما يسأل عنه المدقق.

ترتيب المعالجة عند اكتشاف فرق

1. افتح دفتر المخزون للصنف وابحث عن حركة غير متوقعة.
2. راجع المستند المصدر للحركة — قد تكون فاتورة سُجِّلت بكمية خاطئة، والأصل تصحيحها لا تسويتها.
3. تأكد أن التحويلات المعلّقة قد اعتُمدت.
4. وإن بقي الفرق بلا تفسير فسجّل تسوية بسبب واضح، أو أدرجه في أقرب جرد.