ما الفرق بين تسوية المخزون اليدوية والجرد الفعلي؟ ومتى أستخدم كلاً منهما؟

الشاشتان تفعلان الشيء نفسه ظاهرياً: تصحّحان كمية. لكن الفرق بينهما محاسبي لا مخزني، وهو أهمّ فرق في موديول المخزون كلّه.

القاعدة في سطر واحد

• التسوية اليدوية — تصحّح خطأ تسجيل. لا تُنتج أي قيد محاسبي.
• الجرد الفعلي — يسجّل ربحاً أو خسارة حقيقية. يُنتج قيداً محاسبياً.

الشاشة نفسها تنبّهك إلى ذلك قبل أن تبدأ — صورة 1.

متى أستخدم التسوية اليدوية

حين تكون متأكداً أن الفرق خطأ في التسجيل لا نقصاً حقيقياً في البضاعة:

• صنف اشتريته وتتبع المخزون مطفأ، فلم تُسجَّل الكمية أصلاً، ثم فعّلت التتبع.
• رصيد افتتاحي أُدخل بكمية خاطئة.
• حركة سُجّلت على المستودع الخطأ ثم صُحّحت في مكانها.

في هذه الحالات القيمة المالية رُحّلت من مستند آخر (فاتورة المورد مثلاً)، فتسجيل قيد ثانٍ هنا يعني تكرار المبلغ مرتين في الحسابات. لهذا لا تُنتج التسوية قيداً — وهذا سلوك مقصود لا نقص.

متى أستخدم الجرد الفعلي

حين لا تعرف سبب الفرق، أو تعرف أنه فقد حقيقي: سرقة، تلف، تسرّب، نقص عند المورد لم يُكتشف. هنا خسرت المنشأة مالاً فعلاً، ويجب أن يظهر ذلك في الحسابات.

الخطوات: تسوية يدوية

1. افتح المخزون ← تسويات المخزون ثم تسوية مخزون جديدة.
2. اختر الفرع ثم المستودع.
3. ابحث عن المنتج؛ يعرض النظام الكمية في النظام تلقائياً.
4. أدخل الكمية الفعلية، فيُحسب الفرق أمامك.
5. اكتب السبب — اجعله جملة مفيدة لا كلمة واحدة.
6. اضغط إضافة بند لكل صنف، ثم حفظ التعديل.

التسوية تُطبَّق فوراً بلا خطوة اعتماد، وتظهر في دفتر المخزون بنوع تسوية.

ملاحظات

• لا خطوة اعتماد للتسوية اليدوية ولا تراجع عنها. اقصر صلاحيتها على من يفهم أثرها.
• السبب حقلٌ نصّي حرّ لكنه أثمن ما في السجل — هو الدليل الوحيد بعد ستة أشهر على أن التسوية كانت مبرَّرة.
• إن ترددتَ بين الشاشتين فاختر الجرد الفعلي؛ الأسلم أن تظهر الخسارة في الحسابات من أن تُخفى.
• التسوية المتكرّرة على الصنف نفسه علامة على خلل في الإدخال لا مشكلة في المخزون — ابحث عن السبب الأصلي.