سياسات إعادة الطلب وتقارير المخزون

النفاد المفاجئ لصنف يبيع جيداً خسارة مضاعفة: بيع ضائع وعميل ذهب لغيرك. وسياسات إعادة الطلب هي ما يحوّل هذه المفاجأة إلى تنبيه مبكر.

سياسات إعادة الطلب

من لوحة المخزون افتح بطاقة سياسات إعادة الطلب — صورة 1 — ثم إضافة سياسة كما في صورة 2. تربط السياسة صنفاً بمستودع أو فرع، وتحدد:

• الحد الأدنى — الكمية التي إذا وصلها الرصيد وجب الطلب.
• كمية إعادة الطلب — الكمية المقترح شراؤها عند بلوغ الحد.

وبعدها يراقب النظام الرصيد نيابة عنك: يظهر الصنف في مؤشر «تحت الحد الأدنى» في لوحة المخزون، وفي تقرير إعادة الطلب.

كيف تختار الحد الأدنى

القاعدة العملية: متوسط الاستهلاك اليومي × عدد أيام التوريد، زائد هامش أمان. صنف تبيع منه 5 يومياً ويصلك خلال 10 أيام يحتاج حداً أدنى حول 50 وحدة زائد الهامش. وحد أدنى صفر يعني أنك ستعرف بالنفاد من العميل، لا من النظام.

تقارير المخزون

تقرير الرصيد — صورة 3

أرصدة الأصناف وقيمتها في تاريخ محدد، مع التصفية بالمستودع أو الفرع أو الفئة. هذا هو التقرير الذي تطابق به قيمة المخزون في الميزانية.

بطاقة الصنف — صورة 4

تاريخ صنف واحد: كل وارد وصادر وتحويل وتسوية بالترتيب، مع الرصيد بعد كل حركة. وهي المرجع عند الخلاف على رصيد صنف بعينه.

تقرير إعادة الطلب — صورة 5

الأصناف التي بلغت حدها الأدنى أو نزلت تحته، مع الكمية المتاحة والحد والكمية المقترحة. اقرأه قبل إعداد أوامر الشراء الأسبوعية.

المخزون حسب الفرع

توزيع الكميات والقيمة على الفروع، ويكشف الاختلال: فرع مكدّس بصنف راكد وآخر ينفد منه الصنف نفسه — وعلاجه تحويل لا شراء.

تقرير الإتلاف والفاقد

ما خرج من المخزون كتلف أو انتهاء صلاحية خلال فترة، بقيمته. راقب تكراره على مستوى الصنف لا إجماليه فقط.

روتين أسبوعي مقترح

1. افتح تقرير إعادة الطلب وجهّز قائمة الشراء.
2. راجع مؤشر تنتهي خلال 30 يوماً وتصرّف في الدفعات القريبة.
3. افحص المخزون حسب الفرع وحوّل الفائض بدل شراء جديد.
4. راجع تقرير الإتلاف شهرياً بحثاً عن نمط متكرر.