ما الفرق بين «المتوفر فعلياً» و«المحجوز» و«المتاح»؟

تفتح تقرير الرصيد فترى ثلاثة أعمدة بأرقام مختلفة للصنف نفسه، فتسأل: أيّها الصحيح؟ الثلاثة صحيحة، وكلٌّ يجيب عن سؤال مختلف.

الأعمدة الثلاثة

• المتوفر فعلياً — ما هو موجود في المستودع الآن. لو ذهبت وعددتَه بيدك لوجدت هذا الرقم.
• المحجوز — كمية من المتوفر وُعِد بها عميل في أمر بيع معتمد لم يُسلَّم بعد. هي على الرفّ لكنها ليست لك.
• المتاح — ما يمكنك بيعه أو تحويله اليوم. وهو ببساطة: المتوفر فعلياً ناقص المحجوز.

مثال من صورة 1: «ورق تصوير A4» متوفر فعلياً ١٥٠، محجوز ٣٠، متاح ١٢٠. الرزم الثلاثون محجوزة لأمر بيع صدر ولم يُسلَّم.

من أين يأتي الحجز؟

الحجز تلقائي من موديول المبيعات: عند اعتماد أمر بيع يحجز النظام كميات بنوده. ويُفكّ الحجز تلقائياً في حالتين: عند إصدار سند تسليم بالكمية المسلَّمة، أو عند إلغاء أمر البيع.

لا توجد شاشة «حجز يدوي»؛ الحجز أثر جانبي لأمر البيع لا إجراء مستقل. وتظهر الحركتان في دفتر المخزون بنوعَي حجز وفك الحجز.

لماذا يهمّك الفرق

• النظام يمنعك من بيع أو تحويل أكثر من المتاح لا من المتوفر فعلياً — حتى لا تبيع بضاعة موعودة لغيرك.
• تقرير إعادة الطلب يقارن المتاح بالحدّ الأدنى، فقد ينبّهك على صنف يبدو ممتلئاً وهو محجوز بالكامل.
• قيمة المخزون تُحسب على المتوفر فعلياً، لأن البضاعة المحجوزة ما زالت ملكك حتى تُسلَّم.

ملاحظات

• محجوز أكبر من صفر والبضاعة اختفت من المستودع؟ راجع أوامر البيع المعتمدة غير المسلَّمة — هناك تجد التفسير.
• أمر بيع نُسي ولم يُسلَّم ولم يُلغَ يُبقي الكمية محجوزة إلى الأبد. راجع الأوامر القديمة دورياً وأغلقها.
• الحجز لا ينطبق على الأصناف التي أُطفئ لها تتبع المخزون ولا على الخدمات.
• فواتير نقطة البيع لا تحجز؛ هي تخصم فوراً لأن البيع والتسليم يقعان في اللحظة نفسها.