إعداد الموارد البشرية: الأقسام والمسميات ومكونات الراتب والإجازات

قبل إدخال أول موظف، اضبط الجداول التي سيُبنى عليها كل شيء بعدها. هذه خطوة تُعمل مرة واحدة، وإهمالها يعني تعديل كل ملف موظف لاحقاً واحداً واحداً.

الأقسام

بطاقة الأقسام — صورة 1 — تعرّف هيكل منشأتك: الإدارة، المبيعات، المحاسبة، الصيانة … ولكل قسم اسمه وحالته. والقسم هو ما تُبنى عليه صلاحيات الاطلاع، وتقارير التوزيع، والمخطط التنظيمي.

المسميات الوظيفية

بطاقة المسميات الوظيفية — صورة 2 — تعرّف الوظائف: محاسب، فني، مندوب مبيعات، مشرف. المسمّى يصف الوظيفة لا الشخص، ويُستخدم في العقد والتقارير.

افصل دائماً بين القسم (أين يعمل) والمسمى (ماذا يعمل)؛ دمجهما في حقل واحد يفقدك القدرة على تحليل أي منهما.

مكونات الراتب

بطاقة مكونات الراتب — صورة 3 — تعرّف بنود الراتب: الأساسي، وبدل السكن، وبدل النقل، وبدل الهاتف، والاستقطاعات الثابتة مثل التأمينات.

عرّف كل بند مرة واحدة هنا، ثم تُسند قيمه لكل موظف في عقده. وهذا ما يجعل مسيّر الرواتب يُحسب تلقائياً بدل إدخال الأرقام شهرياً.

أنواع الإجازات

بطاقة أنواع الإجازات — صورة 4 — تعرّف السنوية، والمرضية، والطارئة، وبدون راتب، وأي نوع يخص نظام منشأتك، مع رصيدها السنوي وهل هي مدفوعة أم لا.

هذه التعريفات هي التي تبني أرصدة الإجازات لكل موظف وتحكم خصم الرصيد عند الموافقة على الطلب.

أنواع المكافآت والخصومات

بطاقتا أنواع المكافآت وأنواع الخصومات تعرّفان بنوداً تتكرر لكنها غير ثابتة في العقد: مكافأة أداء، بدل عمل إضافي، خصم غياب، خصم تأخير. وتُسجَّل قيمها شهرياً في شاشتي المكافآت والاستقطاعات، فتدخل في مسيّر الرواتب.

تقويم العطلات الرسمية

بطاقة تقويم العطلات الرسمية — صورة 5 — تسجّل العطلات الرسمية بتواريخها. والفائدة عملية: لا تُحتسب أيام العطل ضمن أيام الإجازة المطلوبة، ولا تُعدّ غياباً في تقارير الحضور.

سجّل عطل السنة كاملة في بدايتها؛ إضافتها بأثر رجعي بعد احتساب الحضور تعني تصحيحات يدوية.

قائمة تحقق قبل إدخال الموظفين

1. الأقسام والمسميات مكتملة؟
2. مكونات الراتب تغطي كل البدلات والاستقطاعات التي تستخدمها؟
3. أنواع الإجازات وأرصدتها السنوية مضبوطة؟
4. أنواع المكافآت والخصومات معرّفة؟
5. عطل السنة الرسمية مسجّلة؟