الموظفون والعقود والمخطط التنظيمي

ملف الموظف هو مركز الموديول: منه تُبنى العقود والرواتب والإجازات والتقييم. وكل ما تُدخله هنا يظهر لاحقاً في الشاشات الأخرى، فالدقة في هذه الخطوة توفّر تصحيحات كثيرة.

قائمة الموظفين

من لوحة الموارد البشرية افتح بطاقة الموظفون — صورة 1: الاسم، والرقم الوظيفي، والقسم، والمسمى، وتاريخ التعيين، والحالة، مع بحث وتصفية.

إضافة موظف

اضغط إضافة موظف — صورة 2 — والنموذج مقسّم إلى مجموعات:

البيانات الشخصية — الاسم الأول واسم العائلة بالعربية والإنجليزية، وتاريخ الميلاد، والجنس، والحالة الاجتماعية.
بيانات التواصل — الهاتف، والبريد، والعنوان والمدينة.
البيانات الوظيفية — القسم، والمسمى الوظيفي، وتاريخ التعيين، والحالة.
خيارات الحساب — إنشاء مستخدم للنظام تلقائياً باسم مستخدم وكلمة مرور من رقم الهوية، ليدخل الموظف إلى بوابته.
الحقول المخصصة — أي حقول أضفتها أنت لكيان الموظف (راجع مقال الحقول المخصصة).

ومن ملف الموظف ترفع المستندات: الهوية، والجواز، والشهادات، والعقد الموقّع. وتواريخ انتهاء الهوية والجواز هي التي تغذّي تنبيهات لوحة الموارد البشرية — فأدخلها ولا تتركها فارغة.

العقود

العقد هو ما يحدد الراتب فعلياً؛ الموظف بلا عقد ساري لا يدخل في مسيّر الرواتب. من بطاقة عقود الموظفين — صورة 3 — اضغط إضافة عقد كما في صورة 4:

الموظف والمسمى الوظيفي ومكان العمل.
نوع العقد — دوام كامل، أو جزئي، أو مؤقت.
تاريخ البداية وتاريخ النهاية — اتركه فارغاً للعقد غير محدد المدة.
فترة التجربة بالأيام.
الراتب الأساسي، ثم البدلات والاستقطاعات الإضافية: أضف بنداً لكل مكوّن من مكونات الراتب بقيمته لهذا الموظف.
الورديات وملاحظات.

التجديد لا الاستبدال

عند تجديد العقد أو تغيير الراتب، أنشئ عقداً جديداً بتاريخ بدايته بدل تعديل العقد القديم. هكذا يبقى تاريخ الموظف المالي كاملاً: ماذا كان يتقاضى ومتى تغيّر — وهو ما تحتاجه عند حساب مستحقات نهاية الخدمة أو عند أي مراجعة.

المخطط التنظيمي

بطاقة المخطط التنظيمي — صورة 5 — ترسم الهيكل من الأقسام والموظفين المسندين إليها. وهي طريقة سريعة لاكتشاف الخلل: قسم بلا موظفين، أو موظف بلا قسم، أو قسم تضخّم دون أن ينتبه أحد.