الحضور والانصراف والإجازات

الحضور والإجازات هما ما يحوّل الراتب من رقم ثابت في العقد إلى مبلغ يعكس ما حدث فعلاً خلال الشهر. وكلاهما يغذّي مسيّر الرواتب تلقائياً.

الحضور والانصراف

من لوحة الموارد البشرية افتح بطاقة الحضور والانصراف — صورة 1 — لترى سجلات الحضور بالتاريخ والموظف ووقت الدخول والخروج والحالة.

ولتسجيل حضور اضغط إضافة كما في صورة 2: الموظف، والتاريخ، ووقت الحضور والانصراف، والحالة (حاضر، غائب، إجازة، متأخر)، وملاحظات.

ثلاث طرق للإدخال

• سجل مفرد — للحالات الاستثنائية أو التصحيح.
• إدخال جماعي — تسجّل يوماً كاملاً لكل الموظفين دفعة واحدة، وهو الأسرع في الاستخدام اليومي.
• استيراد من ملف — لمن لديه جهاز بصمة أو نظام حضور خارجي: صدّر منه ملفاً وارفعه هنا، وللشاشة قالب جاهز للتنزيل يوضّح الأعمدة المطلوبة.

والعطل الرسمية المسجّلة في التقويم لا تُحسب غياباً — ولهذا يهم إدخالها في بداية السنة.

أنواع الإجازات وأرصدتها

لكل موظف رصيد من كل نوع إجازة، ويظهر في بطاقة أرصدة الإجازات — صورة 5: الرصيد السنوي، والمستخدم، والمتبقي. وهذه الشاشة هي المرجع عند أي خلاف مع موظف حول ما تبقى له.

طلبات الإجازات

بطاقة طلبات الإجازات — صورة 3 — تعرض الطلبات وحالاتها: معلّق، موافق عليه، مرفوض.

ولتسجيل طلب اضغط إضافة كما في صورة 4: الموظف، ونوع الإجازة، وتاريخ البداية والنهاية، وعدد الأيام المحسوب، والسبب، ومرفق إن وُجد (تقرير طبي مثلاً).

دورة الطلب

1. يُقدَّم الطلب — من الموظف عبر بوابته، أو من مسؤول الموارد البشرية نيابة عنه.
2. يظهر ضمن الإجازات المعلّقة في لوحة الموارد البشرية.
3. عند الموافقة يُخصم الرصيد من نوع الإجازة، وتُعامَل الأيام في الحضور كإجازة لا كغياب.
4. وعند الرفض يبقى الرصيد كما هو مع تسجيل سبب الرفض.

أثر ذلك على الراتب

• الإجازة المدفوعة لا تؤثر على الراتب.
• الإجازة بدون راتب والغياب غير المبرر يظهران في مسيّر الرواتب كخصم غياب.
• التأخير يُعالج بنوع خصم مستقل تسجّله في شاشة الاستقطاعات.

نصائح

• سجّل الحضور أولاً بأول؛ إدخاله بأثر رجعي بعد إنشاء مسيّر الرواتب يعني إعادة الاحتساب.
• اطلب من الموظفين تقديم طلبات الإجازة من بوابتي؛ هذا يوفّر عليك الإدخال ويترك أثراً واضحاً لمن طلب ومتى.
• راجع أرصدة الإجازات قبل نهاية السنة؛ الأرصدة المتراكمة التزام مالي حقيقي على المنشأة.