كيف أضيف موظفاً وأرفق مستنداته وأتابع انتهاءها؟

بطاقة الموظف هي مركز كل شيء في الموارد البشرية: منها العقد والحضور والإجازات والراتب. املأها بعناية مرة واحدة.

إضافة موظف

1. افتح الموارد البشرية ← الموظفون ثم + إنشاء — صورة 1.
2. البيانات الشخصية: الاسم الأول واسم العائلة بالعربية والإنجليزية، تاريخ الميلاد، الجنس، الحالة الاجتماعية، الجنسية.
3. الوثائق الرسمية: رقم الهوية وتاريخ انتهائها، ورقم الجواز وتاريخ انتهائه.
4. التواصل: البريد والهاتف والجوال والعنوان والمدينة.
5. بيانات العمل: الفرع والقسم والمسمّى الوظيفي وتاريخ التعيين والحالة.
6. ارفع صورة الموظف، ثم حفظ.

ثم افتح بطاقة الموظف لترى كل ما يتعلّق به في مكان واحد — صورة 2.

مستندات الموظف

1. افتح الموارد البشرية ← مستندات الموظفين ثم + إنشاء — صورة 3.
2. اختر الموظف واكتب عنوان المستند: جواز السفر، بطاقة العمل، الشهادة الصحية، رخصة القيادة…
3. ارفع الملف وأدخل تاريخ الانتهاء إن كان للمستند صلاحية.
4. احفظ.

متابعة الانتهاء

لوحة تحكم الموارد البشرية تعرض بطاقتين تعملان تلقائياً: هويات منتهية أو قاربت الانتهاء وجوازات منتهية أو قاربت الانتهاء، كلتاهما خلال ثلاثين يوماً. وقائمة المستندات تميّز المنتهي عن المقترب من الانتهاء.

ملاحظات

• تاريخ التعيين أهمّ حقل في البطاقة — عليه تُحسب سنوات الخدمة ومكافأة نهاية الخدمة. راجعه مرتين.
• رقم الهوية والجواز يُدخلان في بطاقة الموظف، والمستندات المرفقة في شاشة المستندات — شيئان مختلفان، والبطاقة هي ما يغذّي بطاقتَي التنبيه.
• حالة الموظف نشط هي ما يُدخله كشف الرواتب؛ الموظف غير النشط لا يدخل الكشف.
• لا تحذف موظفاً غادر — استخدم إنهاء الخدمة ليبقى سجله وتُحسب مخالصته.
• اجعل رفع المستندات جزءاً من إجراءات التعيين؛ البحث عن جواز موظف بعد سنتين مهمة شاقّة.