اعتماد كشف الرواتب ودفعه وتنزيل القسائم

بعد مراجعة الكشف وتعديلاته تبقى خطوتان: الاعتماد ثم تحديد كمدفوع — وهما ليستا شيئاً واحداً.

الاعتماد

من صفحة الكشف اضغط موافقة. يقفل هذا الأرقام ويسجّل من اعتمد ومتى، ويُنشئ قيد الاستحقاق في المحاسبة: مصروف الرواتب مقابل الذمم المستحقة للموظفين.

ومن هذه اللحظة تُقفل التعديلات الشهرية ويُمنع حذف الكشف.

الدفع

اضغط تحديد كمدفوع وأدخل طريقة الدفع وتاريخ الدفع والمرجع والملاحظات.

هذه الخطوة وحدها هي التي:

• تُنشئ قيد الصرف من الحساب البنكي أو الصندوق.
• تحوّل المكافآت والخصومات المرتبطة بالكشف من معتمدة إلى مدفوعة.
• تُنفّذ استقطاع أقساط السلف لكل موظف في الكشف.

لذا فإن الاعتماد بلا دفع يترك السلف كما هي ولا يُنقص أرصدتها.

تاريخ الدفع الحقيقي

أدخل تاريخ الدفع الفعلي لا تاريخ اليوم؛ القيد وتقارير النقد تتبع هذا التاريخ، وقد يختلف عن شهر الكشف.

الفترات المحاسبية المقفلة

يفحص النظام قبل الاعتماد وقبل الدفع أن الفترة المحاسبية مفتوحة. فإن كان شهر الكشف مقفلاً تظهر رسالة صريحة ويتوقف الإجراء — افتح الفترة من المحاسبة أو راجع تاريخ الدفع.

تغيير طريقة الدفع

زر تغيير طريقة الدفع يغيّر الوجهة التي سيُصرف منها الكشف فقط، ولا يسجّل دفعاً ولا يُنشئ أي قيد — القيد يُنشأ عند تحديد الكشف كمدفوع.

القسائم

لكل موظف في الكشف زر تنزيل القسيمة — صورة 1 — يُخرج ملفاً يعرض الأساسي والبدلات والاستحقاقات والخصومات والصافي. ويرى الموظف قسيمته بنفسه في بوابتي إن كان له حساب مستخدم.