حالات الفاتورة الإلكترونية لدى الهيئة: ماذا تعني وماذا أفعل في كل حالة؟

بعد ربط حسابك بمنصة «فاتورة» يحمل كل مستند تصدره حالة تخبرك أين وصل لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. تظهر الحالة أعلى صفحة الفاتورة — صورة 2 — وتجد كل المستندات المرسلة في الإعدادات العامة ← الفواتير الإلكترونية المرسلة — صورة 1 — مع تصفية بالحالة وبرقم المستند.

الحالات وماذا تفعل في كل منها

• معتمدة من الهيئة — فاتورة ضريبية (لشركة) اعتمدتها الهيئة. تُطبع وتُشارك عاديًا، ويحمل مطبوعها رمز الهيئة. لا يُطلب منك شيء.
• أُبلغت بها الهيئة — فاتورة مبسطة (لفرد) وصل بلاغها إلى الهيئة. لا يُطلب منك شيء.
• بانتظار اعتماد الهيئة أو بانتظار الإبلاغ للهيئة (وفي تصفية القائمة: «بانتظار الإرسال») — لم يصل المستند إلى الهيئة بعد (انقطاع اتصال أو بطء لدى الهيئة). يعيد النظام المحاولة تلقائيًا كل بضع دقائق. الفاتورة الضريبية لا تُطبع حتى تُعتمد؛ أما المبسطة فتُطبع فورًا وتُبلَّغ لاحقًا.
• رفضتها الهيئة — يظهر سبب الرفض بالعربية في صفحة الفاتورة. صحّح السبب (غالبًا بيانات العميل أو العنوان الوطني أو الإعدادات)، ثم افتح الفاتورة وعدّلها واحفظها فتُرسل من جديد. وللإشعار الدائن المرفوض استخدم زر «إعادة الإرسال إلى الهيئة» في صفحته.
• لم تُرسل إلى الهيئة: تحتاج إلى متابعة — تكررت المحاولة دون رد مقبول. اضغط «إرسال الآن» من قائمة الفواتير المرسلة، فإن تكرر فتواصل مع فريق مزون. وإن أردت تصحيح المستند بدل إعادة إرساله فاضغط «سحب» ثم صحّحه.
• المستند موجود لدى الهيئة مسبقًا: راجعه في بوابة فاتورة — ابحث عنه في بوابة فاتورة؛ فإن وجدته فاضغط «موجود في البوابة» ليُسجَّل مقبولًا.
• مسحوب: صحّح المستند واحفظه ليُصدر من جديد — سحبته بنفسك لتصحيحه؛ بعد التصحيح والحفظ يُصدر برقم جديد في السلسلة.
• ملغى: حُذف المستند — حُذف المستند الأصلي وهو مرفوض أو مسحوب، فلم يعد هناك ما يُصحَّح.

في قائمة الفواتير المرسلة

• البطاقات أعلى القائمة تعدّ المقبول، وما بانتظار الإرسال، وما يحتاج إلى متابعة. اختر «تحتاج إلى متابعة» من التصفية لترى ما يستحق عملك فقط.
• زر XML ينزّل الفاتورة الإلكترونية الموقّعة كما أُرسلت، وزر «النسخة المعتمدة» ينزّل النسخة التي أعادتها الهيئة بعد اعتمادها.
• اسم المستند رابط يفتح صفحته في النظام.

ملاحظات

• الفاتورة المرسلة لا تُعدَّل ولا تُحذف ما دامت مقبولة أو بانتظار الرد؛ صحّحها بزر «إلغاء الفاتورة أو جزء منها (إشعار دائن)» ثم أصدر فاتورة صحيحة. التعديل متاح فقط للفاتورة التي رفضتها الهيئة.
• تمنح الهيئة مهلة 24 ساعة للإبلاغ عن الفاتورة المبسطة، والنظام يرسلها خلال دقائق؛ فإن بقيت فاتورة بانتظار الإرسال لساعات فراجعها.
• يظهر على لوحة التحكم تنبيه عند وجود مستندات تحتاج إلى متابعة.