جهات الاتصال وأدوارها

جهات الاتصال قاعدة واحدة تجمع كل من تتعامل معه منشأتك: العملاء والموردون والموكلون والوسطاء وغيرهم. تُسجَّل جهة الاتصال مرة واحدة، ثم تستخدمها المبيعات والمشتريات وبقية الموديولات — فلا تتكرر البيانات ولا تتناقض.

قائمة جهات الاتصال

من «الإعدادات العامة» افتح بطاقة جهات الاتصال، فتظهر القائمة كما في صورة 1. فوق الجدول: بحث بالاسم، وفلترة حسب الدور، وفلترة حسب الدولة، وزر تصدير إكسل يصدّر ما تراه بعد الفلترة.

أعمدة الجدول هي الاسم والبريد الإلكتروني والهاتف والأدوار، إضافة إلى عمودي اسم المستخدم وكلمة المرور الخاصّين ببوابة العملاء: يظهران لجهة الاتصال التي فُتح لها حساب دخول إلى البوابة، ومنهما تعيد ضبط كلمة مرورها.

إضافة جهة اتصال

اضغط إضافة جهة اتصال، فتفتح نافذة كما في صورة 2. الاسم وحده إلزامي، وبقية الحقول تُملأ بحسب حاجتك:

• الدولة والهاتف — يُكتب الرقم محلياً بدون رمز الدولة، لأن الرمز يأتي من حقل الدولة. والدولة الافتراضية تُضبط من الإعدادات الإقليمية.
• النوع — فرد أو شركة.
• الرقم الضريبي — يُستخدم في الفواتير الضريبية.
• رقم الحساب البنكي واسم البنك — مفيدان لجهات الاتصال التي تُصرف لها مبالغ.
• الأدوار — اختر دوراً أو أكثر. جهة واحدة قد تكون عميلاً ومورداً في الوقت نفسه، وهذا مقصود ومسموح.

الأدوار هي ما يجعل جهة الاتصال تظهر في المكان الصحيح: من لا يحمل دور «عميل» لن يظهر في قائمة عملاء فاتورة المبيعات، ومن لا يحمل دور «مورد» لن يظهر عند تسجيل فاتورة مشتريات. وأكثر سؤال يصلنا — «لماذا لا يظهر العميل في القائمة؟» — إجابته في هذا السطر.

أدوار جهات الاتصال

بطاقة أدوار جهات الاتصال تعرض التصنيفات المتاحة كما في صورة 3: الاسم بالعربية والإنجليزية، والرمز، وعدد جهات الاتصال المرتبطة بكل دور.

الأدوار الأساسية — عميل، مورد، موكل، خصم، مالك عقار، مستأجر عقار، وسيط، شركة صيانة — محمية لأن الموديولات تعتمد على رموزها، فلا تُحذف. أما الأدوار التي تضيفها أنت فتُحذف ما دامت غير مستخدمة؛ ولهذا يظهر مربع التحديد للحذف الجماعي أمام الأدوار التي عدد جهات اتصالها صفر فقط.

نصيحة

وحّد طريقة كتابة الأسماء من البداية — اسم الشركة الكامل مثلاً بدل اختصارات مختلفة لكل موظف — لأن التقارير تُجمَّع على جهة الاتصال، وتكرار الجهة نفسها باسمين يعني رقمين منفصلين لعميل واحد.