سندات القبض وسندات الصرف

السندات هي حركة النقد الفعلية: سند القبض يوثّق مالاً دخل، وسند الصرف يوثّق مالاً خرج. والفاتورة — مبيعات كانت أو مصروفات — تثبت الاستحقاق، أما السند فيثبت الحركة النقدية نفسها.

سندات القبض

من لوحة المحاسبة افتح بطاقة سندات القبض، فتظهر السندات المسجّلة كما في صورة 1 بتواريخها وجهاتها ومبالغها وطرق قبضها.

تسجيل سند قبض

اضغط إضافة سند قبض، فتفتح الصفحة الظاهرة في صورة 2، وهي مقسّمة إلى ثلاثة أقسام:

• البيانات الأساسية — العميل (أو أضف عميلاً جديداً من الزر نفسه)، والتاريخ، والوصف الذي يوضّح سبب القبض.
• البيانات المالية — المبلغ وطريقة الدفع. وإن كانت الطريقة شيكاً ظهرت حقول الشيك: رقمه وتاريخه والبنك المودع فيه وحالته — تحت التحصيل أو محصَّل.
• تفاصيل إضافية — مرفق بصيغة PDF أو صورة أو مستند حتى 5 ميجابايت، مثل إيصال التحويل البنكي.

عند الحفظ يزيد رصيد الصندوق أو البنك المرتبط بطريقة الدفع، وتنقص ذمة العميل بالقدر نفسه.

سندات الصرف

بطاقة سندات الصرف تعمل بالمنطق المعاكس، كما في صورة 3. وعند إضافة سند صرف — صورة 4 — تُدخل:

• دفع إلى — المورد أو الجهة المستفيدة، مع إمكانية إضافة مورد جديد من الشاشة نفسها.
• حساب المصروف وفئة المصروف — وهذا ما يجعل الصرف يظهر في مكانه الصحيح في قائمة الأرباح والخسائر.
• المبلغ وطريقة الدفع والتاريخ والوصف.
• وللشيكات: رقم الشيك وتاريخه والبنك المسحوب عليه وحالته — لم يُصرف بعد أو مصروف.
• مرفق اختياري.

حالة الشيك ولماذا تهمّ

الشيك المكتوب ليس نقداً خرج بعد. حالة الشيك هي ما يفصل بين رصيد بنكي على الورق ورصيد حقيقي: اتركه «تحت التحصيل» أو «لم يُصرف بعد» حتى يتحرّك فعلاً في كشف البنك، ثم حدّث حالته. بغير ذلك تقرأ أرصدة بنكية لا تطابق كشف حسابك، وتصبح التسوية البنكية مستحيلة.

متى تستخدم السند ومتى الفاتورة

• عميل سدّد فاتورة قائمة ⟵ سجّل التحصيل من مدفوعات فواتير الخدمات ليُربط بالفاتورة وأقساطها.
• قبض غير مرتبط بفاتورة (دفعة مقدمة، مبلغ متنوع) ⟵ سند قبض.
• مصروف له فاتورة مورد ⟵ فاتورة مصروف ثم دفعتها.
• صرف نقدي مباشر بلا فاتورة ⟵ سند صرف.

هذا التمييز هو ما يجعل أعمار الذمم وكشوف حسابات العملاء صحيحة بدل أن تُظهر فواتير غير مسدَّدة رغم استلام قيمتها.