فواتير المصروفات وفئات المصاريف

فاتورة المصروف هي ما يصلك من مورّد أو مقدّم خدمة: إيجار، كهرباء، صيانة، خدمة مهنية. تسجيلها يحقق أمرين معاً — يعترف بالمصروف في حساباته، ويسجّل التزاماً على منشأتك حتى تسدّده.

قائمة فواتير المصروفات

من لوحة المحاسبة افتح بطاقة فواتير المصروفات، فتظهر القائمة كما في صورة 1 بأرقام الفواتير والموردين والمبالغ وحالة السداد، مع بحث وتصفية وتصدير.

تسجيل فاتورة مصروف

اضغط إضافة فاتورة مصروف، فتفتح الصفحة الظاهرة في صورة 2:

ترويسة الفاتورة

• الفرع — الفرع الذي يخصّه المصروف.
• الرقم — يولّده النظام تلقائياً بصيغة EXP-BILL-السنة-الرقم.
• المورد — من القائمة، أو أضفه بزر «+» دون مغادرة الصفحة.
• تاريخ الفاتورة وتاريخ الاستحقاق — تاريخها وموعد سدادها.
• رقم فاتورة المورد — الرقم المطبوع على فاتورة المورد نفسه؛ سجّله دائماً، فهو ما يُرجع إليه عند أي خلاف أو تدقيق.
• مرفق — ارفع صورة الفاتورة أو ملفها. المرفق يلغي الحاجة إلى البحث في الورق لاحقاً.

البنود

لكل بند: الوصف، وحساب المصروف الذي يُرحَّل إليه من الشجرة المحاسبية، والفئة، والكمية وسعر الوحدة، ثم نسبة الضريبة. وأسفل البنود تظهر الإجماليات مع حقل الخصم.

اختيار حساب المصروف الصحيح هو أهم خطوة في هذه الشاشة؛ منه تُبنى قائمة الأرباح والخسائر لاحقاً.

تسجيل دفعة مع الفاتورة

إن كنت ستدفع فوراً فسجّل الدفعة من القسم الأخير: المبلغ — وزر كامل يملؤه بكامل قيمة الفاتورة — وطريقة الدفع والتاريخ ومرجع اختياري مثل رقم الشيك. وإن كان السداد لاحقاً فاترك القسم فارغاً، وسجّل الدفعة في حينها من بطاقة دفعات المصروفات.

فئات المصاريف

بطاقة فئات المصاريف تعرّف تصنيفاً إضافياً للمصروفات فوق الحسابات المحاسبية، ويمكن أن تكون الفئة رئيسية أو فرعية تحت فئة أخرى. لكل فئة اسم بالعربية والإنجليزية وحالة تفعيل.

الفائدة العملية: الحساب المحاسبي يبقى قليل العدد ومنضبطاً (مصروفات تشغيلية مثلاً)، بينما تعطيك الفئات تفصيلاً تحليلياً — وقود، ضيافة، قرطاسية — دون تضخيم الشجرة المحاسبية بعشرات الحسابات.

الفرق بين فاتورة المصروف وسند الصرف

سؤال يتكرر كثيراً:

• فاتورة المصروف تُسجَّل حين ينشأ الالتزام: وصلتك الفاتورة، والسداد قد يكون لاحقاً.
• سند الصرف يُسجَّل حين يخرج المال فعلاً.

إن كنت تدفع نقداً وفورياً لمصروف صغير بلا فاتورة مورّد، فسند الصرف وحده يكفي.