مراكز التكلفة: ما هي، ومتى تحتاجها، وكيف تفعّلها

قائمة الدخل تخبرك بربح المنشأة كلها، لكنها لا تخبرك أي سيارة تربح وأيها تخسر، ولا أي فرع أو مشروع أو قسم يحمل المصروفات. مركز التكلفة يجيب عن هذا السؤال: هو لافتة توضع على سطور الإيرادات والمصروفات في القيود، فيجمع التقرير لكل مركز إيراده ومصروفه وربحه وما حُصّل منه.

ما الذي يفعله مركز التكلفة، وما الذي لا يفعله

• يوضع على سطور الإيرادات والمصروفات فقط؛ أما الصندوق والبنوك والعملاء والموردون والضريبة فلا مركز لها.
• لا يغيّر أي مبلغ ولا حساب ولا رصيد. ميزان المراجعة وقائمة الدخل والإقرار الضريبي كما هي تمامًا، فعّلت المراكز أو لم تفعّلها.
• مجموع تقرير مراكز التكلفة يساوي قائمة الدخل للفترة نفسها، لأنه السطور نفسها مصنّفة بطريقة أخرى.

متى تحتاجها؟

إذا أردت أن تعرف ربح كل وحدة على حدة: كل سيارة تأجير، أو كل وحدة عقارية، أو كل قاعة، أو كل مشروع، أو كل مزرعة، أو كل فرع أو قسم. وإن كان يكفيك ربح المنشأة كلها فلا حاجة لها، وتبقى مغلقة دون أي أثر.

نوعان من المراكز

• مراكز تلقائية: ينشئها النظام لكل وحدة في الأنشطة المفعّلة لديك — كل سيارة تأجير، وكل وحدة عقارية، وكل قاعة، وكل مشروع، وكل سيارة في معرض السيارات، وكل مزرعة، وكل صف دراسي، وكل رحلة، وكل قسم في الموارد البشرية. اسم المركز وفرعه يتبعان الوحدة، وتقع عليه إيراداتها ومصروفاتها دون أن تختار شيئًا. (التفاصيل في مقال مراكز التكلفة في كل نشاط.)
• مراكز يدوية: تضيفها أنت، مثل «الإدارة العامة» أو «قسم التسويق» أو «فرع صحار»، وتختارها في المستندات، أو تجعل أحدها المركز الافتراضي لفرعه فتقع عليه مستندات الفرع التي لم يُختر لها مركز.

التفعيل

الميزة مغلقة افتراضيًا، ولا تظهر حقولها في المستندات ولا تقريرها حتى تفعّلها:

1. من لوحة المحاسبة افتح مراكز التكلفة (من القائمة الجانبية أو من زرها في لوحة المحاسبة).
2. اقرأ الشرح القصير في الصفحة، ثم اضغط تفعيل مراكز التكلفة.
3. يُنشئ النظام المراكز التلقائية لوحداتك، ثم يربط بها العمليات السابقة أيضًا (العقود والفواتير والمصروفات القديمة)، وتظهر رسالة بعدد المراكز التلقائية وعدد السطور التي رُبطت.

والتفعيل للمنشأة كلها، فلا يملكه إلا مستخدم غير مقيّد بفرع وله صلاحية تعديل مراكز التكلفة.

الإيقاف

زر إيقاف مراكز التكلفة في الصفحة نفسها يخفي الحقول والتقرير، ولا يحذف شيئًا: المراكز والمراكز المختارة على القيود تبقى كما هي، وتعود كلها عند إعادة التفعيل.

الصلاحيات

أربع صلاحيات تحت المحاسبة: عرض مراكز التكلفة، وإضافتها، وتعديلها (ومعه التفعيل والإيقاف)، وحذفها. وتُمنح تلقائيًا للأدوار التي تدير القيود اليومية (المدير والمحاسب مثلًا)، ويمكنك تعديلها من شاشة الأدوار.