المشتريات والموردون ومدفوعاتهم

قسم المشتريات في المحاسبة يتابع ما تشتريه من موردين وما يترتب عليه من التزامات ومدفوعات. وهو مناسب للشراء المحاسبي المباشر؛ أما إن كانت لديك دورة شراء كاملة بطلبات واستلام بضاعة فمكانها موديول المشتريات المستقل.

الموردون

بطاقة الموردون تعرض من تشتري منهم كما في صورة 1: الاسم، ووسائل التواصل، والرصيد المستحق لكل مورد.

المورد هنا هو جهة اتصال تحمل دور «مورد». وإن لم يظهر مورد في قوائم الاختيار فالسبب في الغالب أن جهة الاتصال لم يُسند إليها هذا الدور — راجع مقال جهات الاتصال وأدوارها.

فواتير المشتريات

بطاقة المشتريات تعرض فواتير الشراء كما في صورة 2. ولتسجيل فاتورة اضغط إضافة، فتفتح الصفحة الظاهرة في صورة 3: المورد، والتاريخ، ورقم فاتورة المورد، والبنود بأسعارها وكمياتها وضرائبها، ثم الإجماليات.

عند الحفظ يُنشأ القيد: مشتريات أو مصروف مدين، وحساب الموردين دائن، مع الضريبة إن وُجدت.

مدفوعات المشتريات

بطاقة مدفوعات المشتريات — صورة 4 — تسجّل ما دفعته لمورّد مقابل فواتيره: المبلغ، وطريقة الدفع، والتاريخ، والفاتورة المرتبطة. وبذلك ينقص رصيد المورد بقدر ما دُفع، ويظهر المتبقي في تقرير مستحقات الموردين.

ترتيب العمل الصحيح

1. سجّل جهة الاتصال بدور «مورد».
2. سجّل فاتورة الشراء بتاريخها الحقيقي ورقم فاتورة المورد.
3. سجّل الدفعة عند خروج المال فعلاً، لا عند وعد السداد.
4. راجع مستحقات الموردين أسبوعياً لتعرف ما يقترب استحقاقه.

تنبيه شائع

لا تسجّل الفاتورة نفسها مرتين — مرة كفاتورة مصروف ومرة كفاتورة مشتريات — فهذا يضاعف المصروف والالتزام معاً. اختر مساراً واحداً لكل نوع من الشراء والتزم به: المصروفات التشغيلية عبر فواتير المصروفات، وشراء البضاعة والمواد عبر المشتريات.