عروض الأسعار وإشعارات الدائن والأقساط

ثلاث شاشات تحيط بدورة الفاتورة: عرض السعر يسبقها، وإشعار الدائن يصحّحها بعد إصدارها، والأقساط تتابع تحصيلها.

عروض أسعار الخدمات

عرض السعر مستند غير مُلزم محاسبياً: لا يُنشئ قيداً ولا يُحمّل العميل شيئاً، بل يعرض ما ستقدّمه وبكم. من لوحة المحاسبة افتح بطاقة عروض أسعار الخدمات — صورة 1 — ثم إضافة لتسجيل عرض جديد كما في صورة 2: العميل، والتاريخ، ومدة صلاحية العرض، والبنود بأسعارها.

وحين يوافق العميل، حوّل العرض إلى فاتورة بدل إعادة إدخال البنود — فتُنقل البنود كما هي ويقلّ الخطأ، ويبقى العرض مرتبطاً بالفاتورة الناتجة عنه.

إشعارات الدائن

إشعار الدائن هو الطريقة الصحيحة لتخفيض قيمة فاتورة صادرة: خصم تجاري لاحق، أو خدمة لم تُقدَّم، أو خطأ في القيمة اكتُشف بعد التسليم. من بطاقة إشعارات الدائن — صورة 3 — اضغط إضافة لتسجيل الإشعار كما في صورة 4: العميل، والفاتورة المرتبطة، والمبلغ، والسبب.

عند الحفظ يُنشأ قيد عكسي جزئي ينقص ذمة العميل والإيراد بقدر الإشعار، وتبقى الفاتورة الأصلية كما صدرت — وهذا بالضبط ما يطلبه المدقق: أثر واضح للتصحيح بدل فاتورة عُدِّلت بعد إصدارها.

الأقساط

بطاقة الأقساط — صورة 5 — تجمع أقساط كل الفواتير المقسّطة في مكان واحد: الفاتورة، والعميل، ومبلغ القسط، وتاريخ استحقاقه، وحالته (مسدَّد، غير مسدَّد، متأخر).

استخدم التصفية بالتاريخ لترى أقساط الأسبوع القادم، وبالحالة لترى المتأخر فقط. وهذه الشاشة هي قائمة عمل موظف التحصيل اليومية، لا تقرير مراجعة.

متى تستخدم أيّها

• العميل يسأل «بكم؟» ⟵ عرض سعر.
• وافق العميل ⟵ حوّل العرض إلى فاتورة.
• الفاتورة صدرت وتحتاج تخفيضاً ⟵ إشعار دائن، لا تعديل الفاتورة.
• الفاتورة على دفعات ⟵ تابعها من الأقساط، وسجّل كل تحصيل في وقته.