عروض الأسعار وإشعارات الدائن والأقساط

ثلاث شاشات تحيط بدورة الفاتورة: عرض السعر يسبقها، وإشعار الدائن يصحّحها بعد إصدارها، والأقساط تتابع تحصيلها.

عروض أسعار الخدمات

عرض السعر مستند غير مُلزم محاسبياً: لا يُنشئ قيداً ولا يُحمّل العميل شيئاً، بل يعرض ما ستقدّمه وبكم. من لوحة المحاسبة افتح بطاقة عروض أسعار الخدمات — صورة 1 — ثم إضافة لتسجيل عرض جديد كما في صورة 2: العميل، والتاريخ، ومدة صلاحية العرض، والبنود بأسعارها.

وحين يوافق العميل، حوّل العرض إلى فاتورة بدل إعادة إدخال البنود — فتُنقل البنود كما هي ويقلّ الخطأ، ويبقى العرض مرتبطاً بالفاتورة الناتجة عنه.

إشعارات الدائن

إشعار الدائن هو الطريقة الصحيحة لإلغاء فاتورة صادرة أو جزء منها: خدمة لم تُقدَّم، أو خصم لاحق، أو خطأ اكتُشف بعد الإصدار. افتح الفاتورة واضغط زر «إلغاء الفاتورة أو جزء منها (إشعار دائن)»، فتظهر بنودها بأسعارها ونسب ضريبتها: اترك الكميات كما هي لإلغاء الفاتورة كاملة، أو أدخل كمية أقل لإلغاء جزء منها، ثم اكتب السبب واحفظ. وتجد كل الإشعارات في بطاقة إشعارات الدائن — صورة 3.

عند الحفظ يُنشأ قيد عكسي ينقص ذمة العميل والإيراد والضريبة بقدر الإشعار، وينقص المتبقي على الفاتورة بالمبلغ نفسه فلا يُطالَب العميل به؛ وإن كانت الفاتورة مدفوعة صار للعميل رصيد دائن بالمبلغ. وتبقى الفاتورة الأصلية كما صدرت — وهذا بالضبط ما يطلبه المدقق: أثر واضح للتصحيح بدل فاتورة عُدِّلت بعد إصدارها.

لذلك لا تُعدَّل الفاتورة ولا تُحذف بعد أن يصدر عليها إشعار دائن. ولا يُحذف الإشعار نفسه إن كان في فترة محاسبية مقفلة أو أُرسل إلى هيئة الزكاة، وإذا حُذف إشعار مسموح بحذفه عُكس قيده بتاريخه هو.

الأقساط

بطاقة الأقساط — صورة 5 — تجمع أقساط كل الفواتير المقسّطة في مكان واحد: الفاتورة، والعميل، ومبلغ القسط، وتاريخ استحقاقه، وحالته (مسدَّد، غير مسدَّد، متأخر).

استخدم التصفية بالتاريخ لترى أقساط الأسبوع القادم، وبالحالة لترى المتأخر فقط. وهذه الشاشة هي قائمة عمل موظف التحصيل اليومية، لا تقرير مراجعة.

متى تستخدم أيّها

• العميل يسأل «بكم؟» ⟵ عرض سعر.
• وافق العميل ⟵ حوّل العرض إلى فاتورة.
• الفاتورة صدرت وتحتاج تخفيضاً ⟵ إشعار دائن، لا تعديل الفاتورة.
• الفاتورة على دفعات ⟵ تابعها من الأقساط، وسجّل كل تحصيل في وقته.