كيف أحفظ الفاتورة كمسودة ثم أعتمدها؟

أحيانًا تجهّز الفاتورة قبل أن يحين وقت إصدارها: تنتظر موافقة العميل على المبلغ، أو مراجعة المحاسب، أو اكتمال المرحلة. المسودة تحفظ عملك كاملًا دون أن تصدر الفاتورة، ثم تعتمدها متى شئت. والميزة متاحة في فواتير الخدمات وفواتير الاستشارات الهندسية.

زرّان عند الحفظ

أسفل نموذج فاتورة الخدمات، وفي نافذة إضافة فاتورة الاستشارات (من صفحة المشروع أو صفحة الفواتير)، تجد زرّين — صورة 1:

• حفظ واعتماد الفاتورة — تصدر الفاتورة فورًا: تأخذ رقمها، ويُسجَّل قيدها، وتُرسل إلى هيئة الزكاة إن كان حسابك مربوطًا بها. وهذا ما يحدث أيضًا عند الضغط على مفتاح Enter.
• حفظ كمسودة — تُحفظ الفاتورة كما هي دون أن تصدر.

ماذا يعني أن الفاتورة مسودة؟

• بلا رقم رسمي: تظهر بكلمة «مسودة»، وفي قوائم الفواتير بصف أصفر — صورة 3 — فلا تُستهلك أرقام الفواتير ولا تحدث فجوات في تسلسلها.
• بلا أثر محاسبي: لا قيد لها، ولا تدخل في الإقرار الضريبي، ولا في كشف حساب العميل، ولا في أعمار الديون، ولا في أي تقرير أو إجمالي.
• لا تصل إلى أحد: لا تُرسل إلى هيئة الزكاة، ولا تظهر للعميل في بوابته ولا عبر رابط الفاتورة، ولا تُرسل بالواتساب.
• لا دفع عليها: لا يُسجَّل عليها تحصيل ولا إشعار دائن، ولا تظهر أقساطها متأخرة في فواتير الخدمات. وإن سجّلت دفعة مع الفاتورة (مبلغًا مع طريقة دفع، أو خيار «الدفع الآن» في فاتورة الاستشارات) ثم ضغطت «حفظ كمسودة» يرفض النظام الحفظ برسالة، حتى لا يضيع المبلغ المقبوض.
• حرّة التعديل: تعدّلها كما تشاء، وتحذفها نهائيًا دون أي أثر.
• طباعتها للمراجعة فقط: تحمل عنوان «مسودة فاتورة — ليست فاتورة ضريبية».

اعتماد المسودة

1. فاتورة خدمات: افتح المسودة واضغط اعتماد الفاتورة أعلى الصفحة — صورة 2. فاتورة استشارات: اختر اعتماد الفاتورة من قائمة إجراءاتها في صفحة المشروع أو صفحة الفواتير.
2. أكّد الرسالة، فيحدث في خطوة واحدة:
   • تأخذ الفاتورة الرقم التالي في التسلسل.
   • يصبح تاريخها تاريخ يوم الاعتماد، ويتحرك تاريخ الاستحقاق — وتواريخ الأقساط في فواتير الخدمات — بنفس عدد الأيام، فتبقى مدة السداد كما اتفقت عليها.
   • يُسجَّل قيدها المحاسبي بتاريخ اليوم.
   • تُرسل إلى هيئة الزكاة إن كان حسابك مربوطًا بالمرحلة الثانية.
3. إن تعذّر أي جزء من ذلك — كأن تكون الفترة المالية الحالية مقفلة، أو لا تجتاز الفاتورة فحص الفوترة الإلكترونية قبل إرسالها (كنقص بيانات العميل)، أو يتغيّر في فواتير الاستشارات رصيد الدفعة المقدمة أو المحتجز منذ حفظ المسودة — لا يُعتمد شيء، وتبقى الفاتورة مسودة، وتظهر رسالة توضّح السبب.
4. أما إن أُرسلت الفاتورة ثم رفضتها الهيئة، فتبقى معتمدة برقمها وقيدها وتظهر مرفوضة؛ صحّحها واحفظها فيُعاد إرسالها.

لماذا تأخذ الفاتورة تاريخ يوم الاعتماد؟

لأنها لم تصدر فعليًا إلا يوم اعتمادها. وبهذا تبقى أرقام الفواتير متسلسلة مع تواريخها، ويدخل قيدها وضريبتها في الشهر الذي صدرت فيه فعلًا، فلا يتغير إقرار ضريبي قدّمته من قبل. وهيئة الزكاة تستلم الفاتورة بتاريخ يوم إرسالها أصلًا.

مثال: مسودة تاريخها 10 من الشهر واستحقاقها بعد 15 يومًا، واعتُمدت يوم 30. تصدر بتاريخ 30، واستحقاقها بعد 15 يومًا من ذلك.

ملاحظات

• اعتماد فاتورة الخدمات يحتاج صلاحية «تعديل الفاتورة» في المحاسبة، واعتماد فاتورة الاستشارات يحتاج صلاحية «اعتماد الفواتير» في الاستشارات الهندسية (من شاشة الأدوار والصلاحيات).
• بعد الاعتماد تُعامل الفاتورة كأي فاتورة صادرة. وإن كان حسابك مربوطًا بهيئة الزكاة فلا تُعدَّل ولا تُحذف، بل تُصحَّح بإشعار دائن (إلا إن رفضتها الهيئة، فتُصحَّح وتُحفظ من جديد).
• الاعتماد لا يرسل الفاتورة بالواتساب؛ أرسل فاتورة الخدمات بعده من قائمة إجراءاتها.
• راجع المسودات المعلّقة من حين لآخر (الصفوف الصفراء في القائمة)، واعتمد ما حان وقته واحذف ما لم تعد تحتاجه.