القيود اليومية والقيد اليدوي

القيد هو الأثر المحاسبي لكل حركة: طرف مدين وطرف دائن بالقيمة نفسها. ومعظم قيودك في مزون تُنشأ تلقائياً من المستندات — الفواتير والسندات والمصروفات — فشاشة القيود في الأغلب شاشة مراجعة لا إدخال.

قائمة القيود

من لوحة المحاسبة افتح بطاقة القيود، فتظهر القيود كما في صورة 1: رقم القيد، وتاريخه، ووصفه، والمستند الذي أنشأه، ومجموع المدين والدائن.

افتح أي قيد لترى بنوده: الحسابات التي تأثّرت وقيمة كل طرف. وهذه أسرع طريقة للإجابة على سؤال «لماذا تغيّر رصيد هذا الحساب؟» — ابدأ من الحساب، ثم من القيد إلى مستنده.

وتحت رقم كل قيد يدوي في القائمة أيقونتا تعديل (ما دامت فترته المحاسبية مفتوحة) ونسخ القيد، بجانب أيقونة الطباعة.

ولكل قيد — يدوياً كان أو تلقائياً — سند قيد مطبوع من زر طباعة في صفحة القيد أو من أيقونة الطباعة تحت رقمه في القائمة — صورة 3: يحمل ترويسة شركتك، ورقم القيد وتاريخه وفرعه، ونوعه ومستنده المصدر، وبنوده برموز الحسابات، والمبلغ كتابةً، وخانات التوقيع. ويُنبّه السند إن كان القيد غير متوازن.

والشرح الذي يكتبه النظام في القيود التلقائية يُكتب بلغة واحدة للمنشأة كلها، تُختار من الإعدادات العامة ← الإعدادات ← الإقليمية والعرض ← لغة القيود المحاسبية.

القيد اليدوي

بطاقة إضافة قيد يدوي مخصّصة لما لا مستند تشغيلي له: استحقاق ضريبة الدخل، تسويات نهاية الفترة، الإهلاك، المخصصات، والتصحيحات المحاسبية. أما فواتير المبيعات والمشتريات والمصروفات والتحصيلات فالأفضل تسجيلها من شاشاتها، فهي تدخل الإقرار الضريبي وكشوف حسابات العملاء والموردين تلقائياً.

وفي رأس قسم بنود القيد رابط تعليمات: الضريبة في القيد اليدوي، يفتح شرحاً مختصراً بأمثلة، ويُطوى بالضغط عليه مرة أخرى.

الصفحة كما في صورة 2: قسم تفاصيل القيد (التاريخ والفرع والوصف)، ثم قسم بنود القيد، ثم مستندات الإثبات، وفي أسفلها شريط الحفظ:

1. التاريخ — ولا يقبل النظام تاريخاً داخل فترة محاسبية مغلقة.
2. الوصف — اكتب سبب القيد بوضوح، مثل «استحقاق ضريبة الدخل لعام 2026». الوصف الغامض يجعل مراجعة القيد بعد شهور مستحيلة.
3. الفرع — إن كان القيد يخص فرعاً بعينه؛ يُحفظ عليه فيظهر في سند القيد المطبوع، ويمكن تصفية قائمة القيود به. واختيار كل الفروع يعني قيداً لا يخص فرعاً.
4. بنود القيد — بندان على الأقل: لكل بند حساب ومبلغ في خانة المدين أو الدائن (لا الاثنتين معاً) ووصف اختياري. استخدم إضافة بند لكل حساب إضافي، وابحث عن الحساب بكتابة اسمه أو رمزه. والبنود مرقّمة، فرسالة الخطأ التي تخص بنداً تذكر رقمه.
5. مركز التكلفة — عمود يظهر حين تكون مراكز التكلفة مفعّلة، ويُختار فيه المركز لسطور الإيرادات والمصروفات فقط؛ ابحث عنه بكتابة اسمه أو رمزه.
6. راقب شريط الحفظ أسفل الصفحة: فيه زر حفظ ومجموع المدين ومجموع الدائن وحالة التوازن، ويبقى ظاهراً أثناء التمرير على الشاشات الكبيرة. لا يُحفظ القيد إلا وهو متوازن تماماً حتى آخر منزلة عشرية — مجموع المدين يساوي مجموع الدائن. وإن رفض النظام الحفظ ظهر السبب باللون الأحمر فوق زر الحفظ، وتحت الخانة المطلوب تصحيحها إن وُجدت.

ضريبة القيمة المضافة في القيد اليدوي

إذا اخترت حساب الضريبة في أي بند، تظهر تحت البند خانتان:

• نوع الضريبة:
  • ضريبة مشتريات — اشتريت وسدّدت ضريبة؛ تدخل الإقرار في ضريبة المدخلات.
  • ضريبة مبيعات — بعت وحصّلت ضريبة؛ تدخل الإقرار في ضريبة المخرجات.
  • دفع للهيئة — سدّدت للهيئة الضريبة المستحقة أو استرددت منها؛ لا تدخل الإقرار لأنها ليست بيعاً ولا شراءً.
• المبلغ قبل الضريبة — يُحسب تلقائياً من نسبة الضريبة في الإعدادات العامة ← الإعدادات ← الضرائب والفوترة الإلكترونية (ضريبة 150 بنسبة 15% تعني 1,000، وضريبة 50 بنسبة 5% تعني 1,000)، ويمكنك تعديله. وإن كانت النسبة صفراً فاكتبه بنفسك.

والاختيار لكل بند على حدة، فالقيد الطويل الذي يجمع مشتريات ومبيعات يدخل الإقرار صحيحاً. ولا يُحفظ القيد إذا كان فيه بند ضريبة بلا نوع.

المردودات: مردود المشتريات تكون ضريبته في الجانب الدائن، ومردود المبيعات في الجانب المدين. اختر النوع نفسه (ضريبة مشتريات أو ضريبة مبيعات) فتُخصم في الإقرار.

القيود اليدوية القديمة على حساب الضريبة لا تدخل الإقرار حتى تفتحها وتختار نوع الضريبة لبنودها ثم تحفظها، ما دامت فترتها المحاسبية مفتوحة.

مستندات الإثبات

القيد اليدوي لا يقف خلفه مستند في النظام كالفاتورة أو السند، فأرفق دليله: كشف بنك، أو عقد، أو قرار، أو صورة إيصال.

• من خانة مستندات الإثبات أسفل صفحة الإضافة أو التعديل: ملفات PDF أو صور، حتى 5 ملفات بحجم 10 ميجابايت للملف، تُرفق مع حفظ القيد.
• أو لاحقاً من صفحة القيد نفسه، حيث تظهر المرفقات ويمكن إضافة غيرها أو حذفها.
• لا تُعدَّل المرفقات لقيد في فترة محاسبية مغلقة، وتُحذف مع حذف القيد.

نسخ قيد يدوي (القيود الدورية)

بعض القيود تتكرر كل شهر بالحسابات نفسها، مثل الإهلاك أو الإيجار المستحق. فبدل إدخالها من جديد، افتح القيد السابق واضغط نسخ القيد في أعلى صفحته (أو أيقونة النسخ تحت رقمه في قائمة القيود)، فتُفتح صفحة إضافة قيد يدوي وفيها بنود القيد ووصفه وفرعه جاهزة، وتاريخ اليوم.

• راجع التاريخ والمبالغ وعدّل ما يلزم، ثم اضغط حفظ؛ فيُحفظ قيداً جديداً برقم جديد، ويبقى القيد الأصلي كما هو.
• نوع الضريبة والمبلغ قبل الضريبة يُنسخان مع البنود، أما مستندات الإثبات فلا تُنسخ؛ أرفق مستند القيد الجديد.
• الزر يظهر على القيود اليدوية فقط. وإن كان بند في القيد الأصلي على حساب صار له حسابات فرعية، يظهر البند بلا حساب لتختار الحساب الصحيح.
• المستخدم المرتبط بفرع ينسخ قيود فرعه والقيود التي لا تخص فرعاً، ويُحفظ القيد الجديد على فرعه.

تعديل القيد اليدوي وحذفه، وسجل تعديلاته

• افتح التعديل من زر تعديل في صفحة القيد، أو من أيقونة التعديل تحت رقمه في القائمة. ويُعدَّل القيد اليدوي وحده، وما دامت فترته المحاسبية مفتوحة.
• زر حذف في شريط صفحة التعديل، في الطرف المقابل لزر الحفظ، ويطلب تأكيداً قبل الحذف.
• في صفحة القيد قسم سجل التعديلات كما في صورة 4: من أنشأ القيد ومن عدّله ومتى، وما الذي تغيّر (التاريخ أو الفرع أو الوصف أو البنود). اضغط التفاصيل لترى القيد قبل التعديل وبعده جنباً إلى جنب. ويُسجَّل فيه كذلك تغيير مراكز التكلفة من صفحة القيد.
• الحفظ دون أي تغيير لا يُسجَّل. والقيد المحذوف يبقى أثره في سجل نشاط النظام. أما ما جرى على القيد قبل إضافة هذا السجل في 25 أكتوبر 2026، من إنشاء أو تعديل، فلا يظهر فيه.
• المستخدم المرتبط بفرع يعدّل ويحذف القيود اليدوية لفرعه فقط، ولا يفتح القيد اليدوي الخاص بفرع آخر ولو برابط مباشر.

متى لا تستخدم القيد اليدوي

لا تصحّح خطأً في فاتورة أو سند بقيد يدوي معاكس. عدّل المستند نفسه أو ألغه، فينعكس قيده تلقائياً ويبقى المستند والقيد متطابقين. القيد اليدوي المعاكس يترك لك مستنداً خاطئاً في قوائم الفواتير وأرقاماً صحيحة في الحسابات — وهذا أسوأ من الخطأ الأصلي لأنه يخفيه.

نصائح للمراجعة

• راجع القيود اليدوية قبل إغلاق كل شهر؛ هي المكان الأكثر عرضة للخطأ البشري لأنها لا تمر بمستند.
• اكتب سبباً واضحاً في الوصف، وأرفق المستند الذي بُني عليه القيد في مستندات الإثبات، ليعرف المراجع سبب القيد دون سؤالك.
• القيود المنشأة من المستندات لا تُعدّل من هنا؛ عدّل المستند وسيتبعه قيده.

وحين تكون مراكز التكلفة مفعّلة يُختار المركز لكل سطر إيراد أو مصروف من عمود مركز التكلفة، ويمكن تغييره لاحقًا من صفحة القيد حتى في الفترة المغلقة.