لماذا رفض النظام فاتورة المورد؟ رقم الفاتورة المكرَّر

تحاول حفظ فاتورة مورد فتظهر رسالة تمنعك وتذكر رقم مستند آخر. هذا حارس وُضع بعد حادثة حقيقية: فاتورة مورد سُجّلت مرتين فدُفعت مرتين.

الرسالة ومعناها

«رقم فاتورة المورد (كذا) مسجَّل بالفعل لهذا المورد على الفاتورة (كذا) بحالة (كذا). ألغِ تلك الفاتورة أولاً إن كان هذا تصحيحاً.»

أي أن هناك فاتورة قائمة لنفس المورد بنفس رقم فاتورة المورد. والفحص يتجاهل الفواتير الملغاة، فالرقم يصير متاحاً بعد الإلغاء.

ماذا أفعل؟

1. افتح الفاتورة المذكورة في الرسالة أولاً — رقمها مكتوب فيها. غالباً ستجد أنك أو زميلك سجّلها بالأمس.
2. إن كانت هي نفسها فلا تُنشئ شيئاً؛ أغلق الشاشة.
3. إن كانت خطأً وتريد تصحيحها، ألغِ القديمة ثم أنشئ الجديدة بالرقم نفسه.
4. إن كان المورد قد أرسل فعلاً فاتورتين برقم واحد — وهذا يحدث — فاتصل به واطلب رقماً صحيحاً؛ لا تخترع رقماً من عندك.

لماذا هذا الحارس مهم

• الفاتورة المكرَّرة تعني ذمّة دائنة مضاعفة، وربما دفعتين للمورد نفسه.
• تكتشفها متأخراً عند تسوية كشف حساب المورد، بعد أن يكون المال خرج.
• الفحص يتجاهل المسافات وفروق الشكل في الرقم، فلا يُخدع بـ«INV-100» و«inv 100».

ملاحظات

• الحقل اختياري من ناحية النظام، وإلزامي من ناحية الانضباط. اتركه فارغاً ويسقط الحارس كله عن تلك الفاتورة.
• الفحص لكل مورد على حدة؛ رقم «INV-100» من موردين مختلفين مقبول تماماً.
• الفحص بالكود لا بقيد في قاعدة البيانات، فطلبان متزامنان من مستخدمين مختلفين قد يفلتان في حالة نادرة — راجع قائمة الفواتير بعد الإدخال الجماعي.
• اجعل إدخال رقم فاتورة المورد عادةً في كل فاتورة، حتى المولَّدة تلقائياً من إشعار الاستلام — صورة 1.