طلبات الشراء وأوامر الشراء

الفصل بين الطلب والأمر هو ما يمنع الشراء العشوائي: الطلب يقول «نحتاج»، والأمر يقول «اشترينا من فلان بهذا السعر».

طلبات الشراء

من لوحة المشتريات افتح بطاقة طلبات الشراء — صورة 1 — لترى الطلبات وحالاتها. ولإنشاء طلب اضغط إضافة كما في صورة 2: الفرع أو القسم الطالب، والتاريخ، وتاريخ الحاجة، ثم الأصناف والكميات المطلوبة وملاحظات توضّح الغرض.

الطلب لا يمسّ المخزون ولا المحاسبة — هو مستند تنظيمي ينتظر الاعتماد. وفائدته تظهر لاحقاً: تعرف من طلب ومتى، وتحتفظ بسجل للاحتياجات التي رُفضت أو أُجّلت.

أوامر الشراء

بعد اعتماد الطلب واختيار المورد، أصدر أمر شراء. من بطاقة أوامر الشراء — صورة 3 — اضغط إضافة كما في صورة 4:

• المورد — ومن قائمة جهات الاتصال بدور «مورد».
• التاريخ وتاريخ التسليم المتوقع.
• المستودع الذي ستُستلم فيه البضاعة.
• البنود — الصنف، والكمية، وسعر الوحدة، والضريبة.
• ملاحظات وشروط — ما تريد أن يقرأه المورد على الأمر.

وبعد الحفظ يمكن طباعة الأمر وإرساله للمورد، ويصبح مرجع المقارنة عند الاستلام والفوترة.

لماذا لا يزيد أمر الشراء المخزون؟

سؤال يتكرر. الأمر وعد بالشراء لا بضاعة في يدك؛ المخزون يزيد عند إشعار الاستلام فقط. وهذا مقصود: أمر بقيمة كبيرة قد يصل على دفعات أو ينقص بعضه، ولو زاد المخزون بمجرد إصدار الأمر لظهر لديك رصيد لا وجود له على الرف.

متابعة الأوامر المفتوحة

مؤشر الأوامر المفتوحة في لوحة المشتريات يعرض ما صدر ولم يُستلم بالكامل بعد. راجعه أسبوعياً: أمر مفتوح منذ شهر يعني مورداً متأخراً يحتاج متابعة، أو أمراً نُفِّذ ولم يُسجَّل استلامه — وكلاهما مشكلة تستحق الانتباه.