ما دورة الشراء الكاملة ومتى أحتاج كل مستند؟

ستة مستندات في قائمة المشتريات، والمطلوب منها يختلف باختلاف حجم منشأتك. فاتورة المورد وحدها ضرورية، وما عداها يضيف انضباطاً حين تحتاجه — صورة 1.

السلسلة كاملة

1. طلب الشراء — قسم داخلي يطلب أصنافاً. لا مورد فيه ولا سعر ملزم ولا أثر مالي.
2. أمر الشراء — ما ترسله للمورد: أصناف وكميات وأسعار متفَق عليها.
3. إشعار الاستلام — البضاعة وصلت. هنا يدخل المخزون فعلياً.
4. فاتورة المورد — مطالبة المورد المالية. اعتمادها يسجّل الذمّة الدائنة.
5. دفعة المورد — سدّدت. تنقص الذمّة ويخرج النقد.
6. مرتجع الشراء — أعدت بضاعة للمورد.

أي المسارات يناسبك؟

• منشأة صغيرة — فاتورة مورد ثم دفعة. لا حاجة لطلب ولا أمر.
• منشأة لها مخزون — أمر شراء ← إشعار استلام ← فاتورة ← دفعة. هذا المسار الأشيع.
• منشأة لها أقسام وميزانيات — أضِف طلب الشراء في المقدّمة ليصير الاعتماد موثّقاً قبل الالتزام مع المورد.

ما الذي يحرّك المخزون والحسابات؟

ملاحظات

• المسودة لا تفعل شيئاً؛ كل مستند يُحفَظ مسودةً ولا يتحرّك مخزون ولا حساب حتى تضغط اعتماد.
• اعتماد إشعار الاستلام يُنشئ مسودة فاتورة مورد تلقائياً — مفاجأة سارّة توفّر عليك إعادة الإدخال.
• التحويل بزرّ واحد بين المستندات: من الطلب إلى الأمر، ومن الأمر إلى الاستلام، ومن الاستلام إلى الفاتورة.
• أمر الشراء يتتبّع المستلَم والمفوتَر لكل بند، فينتقل تلقائياً إلى جزئي ثم مكتمل.
• لا تُنشئ مستنداً لا تحتاجه؛ ابدأ بالأبسط وأضِف حلقة حين يفرضها العمل.