تعديل وإلغاء وحذف مستندات المشتريات: ما المسموح ومتى؟

قاعدة واحدة تحكم المشتريات كلها: المسودة حرّة، والمعتمد محميّ. وما إن يُرحَّل المستند حتى يصير التصحيح بعملية معاكسة لا بمحو.

القاعدة العامة

ما الذي يعكسه الإلغاء

• إشعار الاستلام — تخرج الكميات من المخزون، وتنقص الكمية المستلمة على أمر الشراء فتعود حالته إلى ما يناسب المتبقّي.
• فاتورة المورد — يُعكس قيدها المحاسبي.
• مرتجع الشراء — ترجع الكميات إلى المخزون ويُعكس القيد.
• دفعة المورد — يُعكس قيدها ويعود رصيد الفواتير كما كان.

الحواجز التي ستصادفها

• فاتورة عليها دفعات لا تُلغى. الرسالة: «لا يمكن إلغاء فاتورة عليها دفعات مسجّلة. اعكس جميع الدفعات أولاً.» — احذف الدفعات ثم ألغِ الفاتورة.
• لا استلام على أمر مسودة. اعتمد الأمر أولاً.
• لا دفعة على فاتورة مسودة أو ملغاة.
• لا استلام يتجاوز المتبقّي من أمر الشراء.
• لكل إشعار استلام فاتورة واحدة فقط.

ترتيب التصحيح الصحيح

حين تريد تصحيح شيء مُرحَّل، تراجع بالعكس: احذف الدفعة أولاً، ثم ألغِ الفاتورة، ثم ألغِ إشعار الاستلام، ثم ألغِ أمر الشراء إن لزم. العكس مستحيل، وسيوقفك النظام عند كل خطوة.

ملاحظات

• راجع المستند وهو مسودة؛ هذه آخر لحظة تعدّل فيها بحرية — صورة 1.
• الأرقام لا تُعاد استخدامها؛ رقم المستند الملغى يبقى له وحده، وهذا مقصود.
• المستند الملغى يبقى ظاهراً في القوائم بشارته، ويُستبعد من كل الإجماليات.
• إن كان الخطأ في كمية أو صنف بعد الاستلام، فـمرتجع الشراء أنظف من سلسلة إلغاءات طويلة.