أمر الشراء: كيف أنشئه وأحوّله من طلب شراء؟

أمر الشراء هو ما ترسله للمورد فعلاً: أصناف وكميات وأسعار متفَق عليها وتاريخ توريد متوقَّع. وهو المستند الذي يُقاس عليه كل استلام لاحق.

الخطوات

1. افتح المشتريات ← أوامر الشراء ثم + إنشاء، أو حوّل طلب شراء معتمداً.
2. اختر المورد — ولا يقبل النظام إلا جهة اتصال لها دور مورد.
3. اختر الفرع والمستودع.
4. اضبط تاريخ الأمر والتاريخ المتوقَّع للتوريد.
5. أدخل البنود بكمياتها وأسعارها المتفَق عليها.
6. اكتب الملاحظات — شروط التوريد والدفع مكانها هنا.
7. حفظ، ثم افتح الأمر واضغط اعتماد — صورة 1.

لماذا الاعتماد مهم هنا

لا يمكن إنشاء إشعار استلام إلا لأمر شراء معتمد أو جزئي. فالاعتماد هو ما يفتح باب الاستلام، ورسالة «يمكن إنشاء إشعار الاستلام لأوامر الشراء المعتمدة فقط» تعني ببساطة أنك نسيت اعتماد الأمر.

الحالات الخمس

• مسودة — تُعدَّل وتُحذف، ولا استلام عليها.
• معتمد — أُرسل للمورد وصار قابلاً للاستلام.
• جزئي — استُلم بعضه. ينتقل إليها النظام تلقائياً بعد أول استلام ناقص.
• مكتمل — استُلمت كمياته كاملةً. تلقائية أيضاً.
• ملغى.

وهذا التتبّع تلقائي بالكامل: كل بند يحمل الكمية المطلوبة والمستلمة والمفوترة، ويحدّثها النظام مع كل إشعار استلام وكل فاتورة معتمدة.

ملاحظات

• أمر الشراء لا يحرّك مخزوناً ولا حسابات مهما كانت حالته؛ الاستلام هو ما يُدخل البضاعة.
• الأمر المعتمد لا يُعدَّل؛ ألغِه وأنشئ غيره إن تغيّرت الشروط.
• التحويل من طلب شراء ينسخ البنود ويحفظ رقم الطلب على الأمر.
• لا يمكن استلام كمية تتجاوز المتبقّي من الأمر — يرفض النظام ذلك برسالة صريحة، وهذا حارس مفيد ضد الاستلام المكرَّر.
• اكتب التاريخ المتوقَّع بصدق؛ هو ما تقارن به تأخّر المورد لاحقاً.