إشعارات الاستلام وفواتير المورد

هنا تلتقي البضاعة بالمخزون، والمطالبة المالية بحساب المورد. والفصل بينهما هو ما يجعلك تدفع ثمن ما استلمته فعلاً لا ما فُوتر به.

إشعارات الاستلام

عند وصول البضاعة سجّل إشعار استلام. من لوحة المشتريات افتح بطاقة إشعارات الاستلام — صورة 1 — ثم إضافة كما في صورة 2:

• أمر الشراء المرتبط — فتُستدعى بنوده تلقائياً.
• المورد وتاريخ الاستلام والمستودع.
• الكميات المستلمة فعلاً لكل بند — وهنا بيت القصيد: سجّل ما وصل، لا ما طُلب.

وعند الاعتماد يزيد رصيد المخزون في المستودع المحدد، وتظهر الحركة في دفتر المخزون بمرجعها.

الاستلام الجزئي

إن وصل جزء من الأمر فسجّل المستلم فقط، ويبقى الأمر مفتوحاً بالباقي. وعند وصول الباقي سجّل إشعاراً ثانياً على الأمر نفسه. هذا أدق من انتظار اكتمال الشحنة، لأن الرصيد يعكس الواقع لحظة بلحظة.

فواتير المورد

الفاتورة هي مطالبة المورد المالية. من بطاقة فواتير المورد — صورة 3 — اضغط إضافة كما في صورة 4: المورد، ورقم فاتورته، وتاريخها وتاريخ استحقاقها، والبنود بأسعارها وضرائبها، ومرفق صورة الفاتورة.

وبحفظها ينشأ الأثر المحاسبي: التزام على منشأتك لصالح المورد، وتظهر الفاتورة في الفواتير غير المدفوعة حتى تُسدَّد.

المطابقة قبل السداد

قبل اعتماد أي فاتورة قارنها بثلاثة أشياء:

1. أمر الشراء — هل السعر هو المتفق عليه؟
2. إشعار الاستلام — هل الكميات المفوترة هي المستلمة فعلاً؟
3. الضريبة والخصومات — هل طُبِّقت كما اتُّفق؟

أغلب الفروق المكلفة تُكتشف في هذه الخطوة: صنف فُوتر ولم يصل، أو سعر أعلى من الأمر، أو كمية محسوبة مرتين.

منع تكرار الفاتورة

النظام يمنع تسجيل فاتورة بنفس رقم فاتورة المورد لنفس المورد مرتين ما دامت الأولى غير ملغاة. ولهذا سجّل رقم فاتورة المورد دائماً كما هو مطبوع عليها — فهو خط الدفاع الأول ضد السداد المكرر.