مدفوعات الموردين ومرتجعات الشراء والتقارير

آخر حلقتين في دورة الشراء: أن تدفع لمن استحق، وأن تعيد ما لا يصلح — ثم تقرأ النتيجة في التقارير.

مدفوعات الموردين

من لوحة المشتريات افتح بطاقة مدفوعات الموردين — صورة 1 — لترى ما دفعته ولمن. ولتسجيل دفعة اضغط إضافة كما في صورة 2:

• المورد — فتظهر فواتيره غير المسدَّدة.
• المبلغ وطريقة الدفع والتاريخ.
• توزيع المبلغ على الفواتير — حدّد أي فاتورة يسدّدها هذا المبلغ، وبكم.
• مرجع اختياري مثل رقم التحويل أو الشيك.

وربط الدفعة بفواتيرها ليس تفصيلاً شكلياً: هو ما يجعل «مستحقات الموردين» صحيحاً، ويمنع ظهور فاتورة كغير مسدَّدة رغم دفع قيمتها ضمن مبلغ مجمّع.

مرتجعات الشراء

حين تعيد بضاعة إلى المورد — معيبة، أو زائدة، أو مخالفة للمواصفة — سجّل مرتجع شراء. من بطاقة مرتجعات الشراء — صورة 3 — اضغط إضافة كما في صورة 4: المورد، والفاتورة أو الاستلام المرتبط، والأصناف والكميات المرتجعة، والسبب.

وبالاعتماد ينقص المخزون بالكمية المرتجعة، وينقص التزامك تجاه المورد بقيمتها. ولهذا لا تُعالَج المرتجعات بتسوية مخزون: التسوية تصحّح الرصيد فقط وتترك حساب المورد كما هو، فتبدو مديناً بقيمة بضاعة أعدتها.

تقارير المشتريات

بطاقة تقارير المشتريات — صورة 5 — تجمع في صفحة واحدة: تقارير المشتريات الكاملة، والمستندات المسودة وغير المعتمدة، والملخصات المالية.

اقرأ منها بانتظام:

• المستندات غير المعتمدة — أوامر أو استلامات أو فواتير عالقة في المسودة، وكل مستند عالق يعني رقماً ناقصاً في مكان ما.
• المشتريات حسب المورد — من أين تشتري فعلاً؟ الإجابة مفيدة عند التفاوض على الأسعار.
• الفواتير غير المدفوعة — ما يقترب استحقاقه، بالتوافق مع تقرير مستحقات الموردين في المحاسبة.

روتين أسبوعي مقترح

1. راجع الأوامر المفتوحة وتابع المتأخر منها مع الموردين.
2. طابق فواتير الأسبوع مع أوامرها واستلاماتها قبل اعتمادها.
3. سجّل مدفوعات الأسبوع وربطها بفواتيرها.
4. أغلق المستندات المسودة التي لم تعد لازمة.