بناء المحفظة العقارية: الملاك والمباني والوحدات

موديول تأجير العقارات مصمّم لمكاتب إدارة الأملاك لا للمالك الواحد: فهو يفصل ما هو للمالك عن ما هو للمكتب، ويحسب لكل مالك حساباً مستقلاً.

لوحة التحكم

افتح تأجير العقارات ← لوحة التحكم كما في صورة 1: عدد الوحدات والمؤجّر منها، والعقود النشطة والمنتهية قريباً، والمحصّل والمتأخر، وطلبات الصيانة المفتوحة.

ترتيب العقار: أربع طبقات

يرتّب النظام العقار على أربع طبقات، وفهمها يوفّر عليك إعادة الإدخال لاحقاً:

1. العقار — الملكية الكبرى، ولها مالك واحد ورمز واسم.
2. المبنى — تحت العقار، برقمه ومنطقته ونوعه ورقم المجمع والشارع والطريق.
3. الطابق — داخل المبنى.
4. الوحدة — الشقة أو المحل، وهي ما يُوقّع عليه العقد.

والترتيب ليس ترفاً: منه تأتي تقارير الإشغال لكل مبنى، وتوزيع مصاريف المبنى على مالكه، ومعرفة أي طابق تتكرر فيه الأعطال.

المباني

تعرض شاشة البنايات — صورة 2 — كل مبنى بمالكه ومنطقته وعدد وحداته. وبطاقة المبنى — صورة 3 — تجمع طوابقه ووحداته وحالة كل وحدة في شاشة واحدة، فترى المبنى كله بنظرة.

الوحدات

لكل وحدة — صورة 4 — رقمها، ونوعها (شقة، محل تجاري، مستودع)، ومساحتها، وعدد غرف النوم والصالات والحمامات والمطابخ، والإيجار الافتراضي، ورقما عدّادي الكهرباء والماء.

وحالة الوحدة أربع: شاغرة، ومؤجّرة، ومحجوزة، وتحت الصيانة. ومتابعة عدد الشاغر منها هي مؤشر أداء المكتب الأول.

ورقم العدّاد مفيد عند التسليم والاستلام، فهو ما يحسم خلاف الفواتير بين مستأجر خارج ومستأجر داخل.

الملاك واتفاقيات الإدارة

المالك جهة اتصال في النظام بصفة «مالك عقار»، وما يربطه بالمكتب هو اتفاقية الإدارة كما في صورة 5.

وللاتفاقية نوعان:

• نسبة مئوية — يأخذ المكتب نسبة من الإيجار المحصّل.
• أتعاب ثابتة — مبلغ شهري مقطوع مهما كان المحصّل.

ويُحدّد فيها كذلك سياسة المصاريف: هل تُخصم مصاريف المبنى من حساب المالك أم يتحمّلها المكتب. وهذا الخيار هو ما يبني تسوية المالك آخر الشهر، فاضبطه من البداية.

ملاحظات

• أدخل الوحدات كلها حتى الشاغرة؛ فمعدل الإشغال لا يُحسب إلا إذا عرف النظام المقام كما يعرف البسط.
• اضبط الإيجار الافتراضي لكل وحدة؛ فهو يُقترح تلقائياً عند إنشاء العقد.
• لا تحذف مبنى فيه عقود سابقة؛ فالتاريخ المالي مرتبط به.