حسابات الملاك والعمولات والمصاريف والتقارير

ما يفصل مكتب إدارة أملاك عن مالك يدير عمارته هو هذا الجزء: أن تعرف في أي لحظة كم حصّلت لكل مالك، وكم خصمت عليه، وكم تبقّى له عندك.

حساب المالك

تعرض شاشة حسابات الملاك — صورة 1 — كل مالك بما حُصّل من إيجار عقاراته، ناقصاً عمولة المكتب وما خُصِم من مصاريف، ناقصاً ما سُلّم إليه فعلاً — والناتج هو رصيده عندك.

وفتح حساب مالك بعينه يعرض كشفاً تفصيلياً بكل حركة بتاريخها ومصدرها، فلا تحتاج إلى دفتر جانبي.

مصاريف المبنى

تُسجّل في مصاريف المبنى — صورة 2 — مصاريف المناطق المشتركة: كهرباء الممرات، والنظافة، وصيانة المصعد، وما شابه. ولكل مصروف رقم سند، وتاريخ، وفئة، ومبلغ، وطريقة دفع.

وأهم خانة فيه هي يُخصم من المالك: فإن كانت مفعّلة نزل المصروف في حساب المالك وقلّ ما يستحقه، وإن لم تكن تحمّله المكتب. وهذا ما تحكمه سياسة المصاريف في اتفاقية الإدارة.

عمولات المكتب والوسطاء

تعرض شاشة عمولات المكتب — صورة 3 — عمولة كل عقد وهل حُصّلت أم لا، فهي إيراد المكتب المباشر وليست مال المالك.

أما عمولات الوسطاء فلمن دلّ على المستأجر: يُربط الوسيط بالعقد عند إنشائه، وتُتابع عمولته وصرفها في شاشتها الخاصة.

تسويات الملاك

التسوية هي ما يحدث آخر الشهر: تختار المالك والفترة، فيجمع النظام ما حُصّل من إيجار وحداته، ويخصم عمولة المكتب ومصاريف المبنى المستحقة عليه، ويخرج بصافٍ يُسلّم له ويُوثّق بـمستند صرف.

وفائدتها أنها تحوّل نقاشاً شهرياً متكرراً إلى ورقة واحدة موقّعة، وتبقى محفوظة في النظام مرجعاً.

الصيانة

يرفع المستأجر طلب صيانة من بوابته، أو يسجّله الموظف عنه، فيظهر في شاشة الصيانة بحالة مفتوحة ثم قيد المعالجة ثم مغلق، مع ردّ الإدارة عليه وتاريخ الرد.

وإلى جانبه عقود الصيانة وجداول الصيانة الدورية لما يتكرر بموعد معروف كصيانة المصاعد والمكيّفات.

التقارير

تجمع شاشة التقارير — صورة 4 — ما يحتاجه المكتب:

• كشف حساب المالك — لفترة محددة، صالح للطباعة والإرسال.
• التحصيلات الشهرية — ما دخل فعلاً كل شهر.
• التسويات الشهرية — ما سُلّم للملاك.
• ومؤشرات الإشغال والعقود المنتهية قريباً.

التأجير اليومي

إلى جانب العقود السنوية يدعم الموديول التأجير اليومي للوحدات المفروشة والشقق الفندقية: حجز بتاريخي دخول وخروج، وتوقيع الطرفين، ومدفوعات وتقارير خاصة به، مع منع تعارض الحجوزات على الوحدة نفسها.

ملاحظات

• اضبط يُخصم من المالك عند تسجيل المصروف لا عند التسوية؛ فالتصحيح بعد التسوية مربك.
• أصدر تسوية شهرية حتى لو كان الصافي صفراً؛ فالوثيقة هي ما يُرجع إليه لا الذاكرة.
• راجع العقود المنتهية قريباً قبل شهر من انتهائها؛ فالتجديد أرخص من إيجاد مستأجر جديد.