مركبات العملاء وبطاقة العمل

المركبة تُسجَّل مرة واحدة وتبقى، أما بطاقة العمل فتُفتح مع كل زيارة. وهذا الفصل هو ما يبني تاريخ المركبة: كم مرة دخلت الورشة، وبأي شكوى، وماذا عُمِل لها.

مركبات العملاء

افتح ورشة الصيانة ← مركبات العملاء كما في صورة 1. يعرض الجدول رقم اللوحة، والبراند والموديل، وسنة الصنع، واللون، والعميل المالك بهاتفه، وموعد الصيانة القادم، وحالة التفعيل.

وعند إضافة مركبة تُدخَل:

• العميل — يُختار من جهات الاتصال، وهو ما يربط المركبة بحسابه وفواتيره.
• البراند والموديل — من القوائم المعرَّفة مسبقاً.
• رقم اللوحة ورقم الهيكل والرقم التسلسلي — ورقم اللوحة هو ما يبحث به موظف الاستقبال عادةً.
• اللون وسنة الصنع وعدد الأسطوانات وسعة المحرك.
• مالك المركبة ورقم هويته — حين يختلف مالك الرخصة عن العميل الذي يتعامل مع الورشة.
• مدة الصيانة بالأشهر — يحسب منها النظام تاريخ الصيانة القادم، وعليه تقوم شاشة التذكيرات.
• صورة المركبة وصورة الملكية — مرفقان اختياريان.

وتعرض بطاقة المركبة — صورة 2 — بياناتها كاملة مع سجل زياراتها: كل بطاقات العمل السابقة بتواريخها وقراءات العدّاد وما صدر عنها. ويمكن تصدير هذا السجل أو طباعته وتسليمه للعميل عند بيع المركبة.

بطاقة العمل

بطاقة العمل هي مستند استلام المركبة. تُفتح من بطاقات العمل ← إضافة كما في صورة 3، وتُملأ في لحظة الاستلام والعميل واقف أمامك:

• المركبة والعميل — اختيار المركبة يملأ بيانات العميل تلقائياً.
• تاريخ الدخول ووقته، وقراءة العدّاد — وهي أساس حساب الصيانة بالكيلومترات.
• جهة القدوم واسم السائق — مفيدان مع مركبات الشركات والأساطيل.
• حالة المركبة عند الاستلام وشكوى العميل — والفرق بينهما جوهري: الأولى وصفك أنت للمركبة، والثانية كلام العميل عن العطل.
• تصريح الإصلاح — مرفق يُرفع إن كان مطلوباً.

تحديد الأضرار على المخطط

أهم ما في بطاقة العمل هو مخطط المركبة كما في صورة 4: تضغط على موضع الضرر في الرسم فتُضاف علامة مرقّمة، وتكتب بجانبها وصفه — خدش سطحي، انبعاج بسيط، صدأ. وتظهر العلامات مرقّمة على الرسم وقائمة بأوصافها تحته.

وهذا التوثيق هو ما يحسم أي خلاف لاحق حول ضرر يقول العميل إنه حدث في الورشة. دقيقتان عند الاستلام تغنيان عن جدال طويل عند التسليم.

تبويبات البطاقة

تنقسم البطاقة إلى خمسة تبويبات: بطاقة عمل بالبيانات والمخطط، وشكوى العميل / الأعمال المطلوبة كما في صورة 5، والفنيون المسؤولون، والصور لتوثيق حالة المركبة بالكاميرا، والمستندات المرتبطة التي تعرض عرض السعر والفاتورة الصادرين عن هذه البطاقة.

متابعة البطاقات

تعرض شاشة بطاقات العمل — صورة 6 — كل البطاقات بحالاتها الملوّنة مع تصفية بالحالة والفرع والفني والتاريخ، وبحث برقم البطاقة أو اللوحة أو اسم العميل، وتصدير إلى Excel.

وتُحرَّك الحالة يدوياً مع تقدّم العمل: من مستقبلة إلى قيد الإصلاح، ثم انتظار قطع غيار أو انتظار الموافقة عند الحاجة، ثم مكتملة، وأخيراً مسلّمة بزر التسليم الذي يسجّل وقت التسليم ومن سلّم وقراءة العدّاد عند الخروج.

ملاحظات

• لا تفتح بطاقة عمل بلا قراءة عدّاد؛ فهي ما يجعل سجل المركبة قابلاً للقراءة ويضبط مواعيد الصيانة.
• أشّر الأضرار قبل دخول المركبة إلى الورشة لا بعده.
• زر الطباعة يخرج البطاقة بمخططها وعلاماتها، ويُوقّعها العميل نسخةً لك ونسخةً له.