من عرض السعر إلى فاتورة الإصلاح والتحصيل

بعد فحص المركبة يأتي السؤال المالي: كم؟ ويجيب عنه عرض السعر، فإن وافق العميل تحوّل إلى فاتورة إصلاح، ثم تُحصَّل الفاتورة دفعةً أو دفعات.

عرض السعر

يُنشأ العرض من زر عرض سعر جديد على بطاقة العمل أو من شاشة عروض الأسعار — صورة 1. ويرتبط العرض ببطاقة عمل، فيُعرف من أي مركبة وأي شكوى جاء.

وتُدخَل بنوده على نوعين: خدمة أو قطعة غيار، ولكل بند كمية وسعر وحدة ونسبة ضريبة وملاحظة. وتُختار القطع والخدمات من أصناف المخزون، فيُعرف من أي مستودع ستُصرف القطعة. ويمكن إدراج باقة كاملة فتُضاف بنودها دفعة واحدة.

ثم يُحسب الإجمالي: مجموع البنود، ناقصاً الخصم، زائداً الضريبة. وتُضاف مدة صلاحية العرض وملاحظاته.

توقيع العميل

يعرض العرض بعد حفظه كما في صورة 2، ويمرّ بحالات: مسودة، ثم معتمد، ثم محوَّل إلى فاتورة، أو ملغى.

وللعميل أن يوقّع العرض بطريقتين: على الجهاز مباشرة في مساحة التوقيع، أو عبر صفحة التوقيع — رابط موقّع تفتحه على جهاز العميل أو ترسله له، فيوقّع من هاتفه دون حساب في النظام. ويُحفَظ التوقيع مع وقته على العرض.

وزر الطباعة يخرج العرض ببنوده وإجمالياته وشروط الورشة وتوقيع العميل.

فاتورة الإصلاح

تُنشأ الفاتورة من العرض المعتمد فتُنقل بنوده كما هي، أو تُنشأ مباشرة من بطاقة العمل إذا لم يسبقها عرض. وتُعرض الفواتير في شاشة فواتير الإصلاح — صورة 3 — بحالتها ومبلغها والمدفوع منها والمتبقّي.

وتحمل الفاتورة — صورة 4 — ما يحمله العرض وزيادة:

• المستودع — الذي تُصرف منه قطع الغيار. وعند اعتماد الفاتورة تخرج القطع من المخزون فعلياً.
• الفنيون المسؤولون — من أنجز العمل، وعليهم تُحتسب العمولة.
• تاريخ الاستحقاق — للفواتير الآجلة.

والاعتماد هو الخطوة الفاصلة: قبله الفاتورة مسودة لا أثر لها، وبعده يُسجَّل القيد المحاسبي على حسابات الإيرادات والمدينين والضريبة المضبوطة في إعدادات الورشة، ويُخصم المخزون، وتُستحق عمولة الفني.

التحصيل

تُسجَّل الدفعة على الفاتورة بمبلغها وتاريخها وطريقة الدفع ومرجعها، وتقبل الفاتورة أكثر من دفعة حتى تكتمل. وتنتقل حالتها تلقائياً بين غير مدفوعة ومدفوعة جزئياً ومدفوعة.

وتجمع شاشة الدفعات — صورة 5 — كل ما حُصِّل في الورشة: التاريخ، والفاتورة، والعميل، والمبلغ، وطريقة الدفع، ومن حصّله. وهي شاشة مراجعة الخزينة في نهاية اليوم، مع تصفية بالتاريخ وطريقة الدفع وتصدير إلى Excel.

ولكل دفعة سند قبض قابل للطباعة يُسلَّم للعميل.

ملاحظات

• لا تعتمد الفاتورة قبل التأكد من بنودها؛ فالاعتماد يُنشئ قيداً محاسبياً ويحرّك المخزون، والتراجع عنه أصعب من المراجعة قبله.
• اربط الفنيين بالفاتورة لا بالبطاقة فقط، فالعمولة تُحتسب من الفاتورة المعتمدة.
• سياسة المخزون في إعدادات الورشة تحدّد ما يحدث حين لا تكفي كمية القطعة: منع أو تنبيه.
• وقّع العميل على العرض قبل بدء العمل؛ فالعرض الموقَّع هو ما يحميك عند الخلاف على قيمة الإصلاح.