نظرة عامة على ورشة الصيانة وإعدادها

موديول ورشة الصيانة يتابع المركبة من لحظة دخولها البوابة إلى تسليمها للعميل: بطاقة عمل تُسجَّل فيها حالة المركبة وشكوى صاحبها، ثم عرض سعر يوقّعه، ثم فاتورة إصلاح وتحصيل، وعمولة للفني، وتذكير بالصيانة القادمة.

لوحة التحكم

افتح ورشة الصيانة ← لوحة التحكم كما في صورة 1. أعلاها ثلاثة صفوف من الاختصارات تفتح كل شاشات الموديول، وتحتها ثلاثة حقول بحث سريعة مفصولة بالألوان: بحث العملاء بالاسم أو الهاتف، وبحث المركبات برقم اللوحة أو اسم العميل، وبحث الفواتير برقمها.

وفي أسفل اللوحة جدول أحدث بطاقات العمل، وهو شاشة العمل اليومية: رقم البطاقة، والعميل بهاتفه وزر واتساب، ورقم اللوحة، والمركبة، والفرع، وتاريخ الدخول، والحالة بلونها، والفنيون المسؤولون، ثم أزرار الإجراء — عرض سعر جديد، وفاتورة جديدة، وتسليم.

فالبطاقة التي لم يصدر لها عرض سعر بعدُ تُظهر زر إنشائه، والتي صدرت لها فاتورة تُظهر رقمها كرابط. بهذا تتحرك من اللوحة مباشرة دون فتح كل بطاقة.

إعدادات الورشة

اضبط من إعدادات الورشة — صورة 2 — ما يحكم عمل الموديول كله:

• سياسة المخزون — ماذا يفعل النظام إذا لم تكفِ كمية قطعة الغيار في المستودع: يمنع الحفظ، أو ينبّه ويسمح.
• مخطط المركبة — الرسم الذي تُؤشَّر عليه الأضرار في بطاقة العمل.
• مدة الصيانة الافتراضية — بالأشهر، تُقترح على كل مركبة جديدة ومنها يُحسب موعد الصيانة القادم.
• الشروط والأحكام — بالعربية والإنجليزية، تُطبع أسفل عروض الأسعار والفواتير.
• الحسابات المحاسبية — حساب المدينين، وإيرادات الخدمات، وإيرادات قطع الغيار، وحساب الضريبة. وعليها تُبنى قيود فواتير الإصلاح.

والإعدادات لكل فرع على حدة، فيمكن لفرع أن يمنع البيع من مخزون ناقص بينما يكتفي آخر بالتنبيه.

الفنيون

سجّل فنيي الورشة كما في صورة 3: الاسم، والهاتف، والتخصص (ميكانيكا، كهرباء سيارات، سمكرة ودهان)، ونسبة العمولة، وحالة التفعيل.

ونسبة العمولة هي ما يحوّل عمل الفني إلى رقم: عند اعتماد فاتورة إصلاح مسندة إليه تُحتسب عمولته من قيمتها، وتظهر في تقرير الفنيين وفي سجل صرف العمولات.

الباقات

الباقة مجموعة خدمات وقطع تُباع معاً بسعر واحد — صيانة دورية 10,000 كم مثلاً — كما في صورة 4. لكل باقة اسم بالعربية والإنجليزية، ووصف، وخصم، وبنود: خدمة أو قطعة، بكميتها وسعرها ونسبة ضريبتها.

وفائدتها أن اختيار الباقة في عرض السعر يضيف بنودها كاملة دفعة واحدة بدل إدخالها بنداً بنداً في كل مرة، فيتوحّد التسعير ويقلّ السهو.

براندات المركبات وموديلاتها

يأتي النظام بقائمة جاهزة من البراندات وموديلاتها، ويمكنك الإضافة عليها. وضبطها مهم لأن المركبة تُسجَّل ببراندها وموديلها لا بنصّ حر، فتستطيع لاحقاً أن تعرف كم مركبة من موديل بعينه تخدمها.

حالات بطاقة العمل

يأتي النظام بستّ حالات جاهزة: مستقبلة، وقيد الإصلاح، وانتظار قطع غيار، وانتظار الموافقة، ومكتملة، ومسلّمة. ولكل حالة لون يظهر في الجداول، ويمكنك تعطيل ما لا تستخدمه أو إضافة حالة تناسب سير عملك.