عمولات الفنيين وتذكيرات الصيانة وتقارير الورشة

ما يميّز ورشة ناجحة عن أخرى ليس الإصلاح وحده، بل ثلاثة أمور بعده: أن يعرف الفني ما استحقّه، وأن يعود العميل في موعده، وأن تعرف أنت أين تذهب أرباحك.

عمولات الفنيين

تُحتسب العمولة تلقائياً: نسبة الفني المسجّلة في بطاقته، مضروبة في قيمة فواتير الإصلاح المعتمدة المسندة إليه.

وشاشة سجل صرف العمولات — صورة 1 — لتوثيق ما صُرِف فعلاً: الفني، والمبلغ، والفترة التي يغطّيها الصرف، وطريقة الدفع. وإذا كان الصرف بشيك تُسجَّل بياناته: رقمه، وتاريخه، وتاريخ استحقاقه، والبنك.

ولكل صرف مستند قابل للطباعة يُوقّعه الفني، ويُنشأ به قيد محاسبي يُخرج المبلغ من حساب العمولات المستحقة.

ويُظهر تقرير الفنيين — صورة 2 — الصورة كاملة لكل فني في فترة تختارها: عدد بطاقات العمل، وعدد الفواتير، وإجمالي قيمتها، ونسبة عمولته، ومبلغ العمولة المستحق، والمبلغ المصروف، والباقي من العمولة. وهذا العمود الأخير هو ما تراجعه عند الصرف الشهري.

وبطاقات الأعلى تلخّص الفريق كله: عدد الفنيين، وبطاقات العمل، والفواتير، وإجماليها، ومجموع العمولات المستحقة والمصروفة والمتبقية. وزر Export يخرج التقرير إلى Excel.

تذكيرات الصيانة

هنا يتحوّل الموديول من تسجيل إلى تسويق. كل مركبة لها مدة صيانة بالأشهر، ومنها يحسب النظام تاريخ الصيانة القادم.

وتعرض شاشة تذكيرات الصيانة — صورة 3 — المركبات المستحقة خلال عدد أيام تحدّده أنت (ثلاثون يوماً افتراضياً): المركبة برقم لوحتها، والعميل، وهاتفه، وتاريخ الصيانة القادم مع عدّاد بالأيام المتبقية، وآخر أمر شغل لها كرابط.

وإلى جانب كل صف زر إرسال عبر واتساب، يفتح محادثة مع العميل برسالة جاهزة تذكّره بموعد صيانة مركبته. فلا تحتاج إلى نسخ الأرقام ولا إلى كتابة الرسالة في كل مرة.

وهذه الشاشة هي أرخص قناة لإعادة العميل: هو أصلاً عميلك، ومركبته تستحق الصيانة فعلاً، والرسالة خدمة لا إزعاج.

تقارير الورشة

تعرض شاشة التقارير — صورة 4 — أداء الورشة في فترة وفرع تختارهما:

• إجمالي بطاقات العمل — كم مركبة دخلت.
• المركبات المسلَّمة — وكم خرجت فعلاً.
• إجمالي الفواتير وعددها، وإجمالي مبالغ الفواتير المعتمدة.
• إجمالي المحصَّل — وهو غير المعتمد، لأن الفاتورة قد تُعتمد اليوم وتُحصَّل بعد شهر. والفرق بينهما هو ذممك على العملاء.
• إجمالي مبيعات الخدمات ومبيعات قطع الغيار منفصلين — وهذا التفصيل هو ما يخبرك أين ربحك الحقيقي: في يد الفني أم في رفّ القطع.
• نشاط المستخدمين — جدول بما أنجزه كل موظف من بطاقات وفواتير وتحصيل.

وتحت الجدول صندوق طريقة الاحتساب يشرح بدقة كيف حُسِب كل رقم، وهو ما يمنع سوء فهم الأرقام بدل تخمين معناها.

ملاحظات

• «إجمالي المحصَّل» يُحسب بتاريخ الدفعة لا بتاريخ الفاتورة، فقد يشمل تحصيل فواتير من فترات سابقة.
• اضبط مدة الصيانة لكل مركبة على حدة؛ فمركبة أسطول تعمل يومياً ليست كمركبة تُستخدم في العطلات.
• راجع عمود «الباقي من العمولة» قبل كل صرف، فهو الفرق بين ما استحقّه الفني وما قبضه.