الصيانة والتقارير ومعدل إشغال الأسطول

مكتب التأجير لا يربح من عدد المركبات بل من عدد الأيام التي تقضيها كل مركبة خارج الموقف. ومن هنا تأتي أهمية الصيانة التي تمنع التوقف، وتقرير الإشغال الذي يقيس النتيجة.

صيانة المركبات

تسجّل في صيانة المركبات — صورة 1 — كل عملية صيانة جرت على مركبة: نوعها، وتاريخها، وقراءة العدّاد، وتكلفتها، ووصفها، والجهة التي نفّذتها.

وفائدتها ثلاث:

• تعرف كلفة المركبة الحقيقية، فمركبة تدرّ دخلاً جيداً وتبتلع ضعفه في الورشة خسارة متخفّية.
• تربط الصيانة بالعدّاد لا بالتاريخ وحده، وهذا هو الصحيح في مركبة تقطع ألفاً في الأسبوع.
• تستخدم فترات الحجب على المركبة لتمنع تأجيرها في أيام صيانتها المجدولة، فلا يقع حجز على مركبة لن تكون جاهزة.

التقارير

تعرض شاشة التقارير — صورة 2 — أداء المكتب في فترة تختارها: عدد العقود، وإجمالي قيمتها، والمحصّل، والمتبقّي، ومبالغ المسافة الزائدة والمخالفات والخدمات الإضافية منفصلة.

وتقرير أعمار الذمم يرتّب ما لك عند العملاء بحسب مدة تأخره: أقل من شهر، وشهران، وثلاثة فأكثر. وهذا الترتيب هو ما يحدد من تتصل به أولاً.

معدل إشغال الأسطول

هذا أهم تقرير في الموديول — صورة 3. يحسب لكل مركبة نسبة الأيام التي كانت فيها مؤجّرة من أيام الفترة كلها، مع إيرادها في تلك الفترة.

وهذا الرقم يجيب عن أسئلة لا تجيب عنها الإيرادات وحدها:

• مركبة إشغالها مرتفع وسعرها منخفض — ارفع سعرها.
• مركبة إشغالها منخفض وسعرها مرتفع — راجع سعرها أو عرضها في المتجر.
• نوع كامل إشغاله منخفض — لا تشتر منه مركبة أخرى، وزد من النوع المطلوب.

إعدادات المكتب

تضبط إعدادات المكتب — صورة 4 — ما يظهر على كل عقد وفي المتجر: اسم المكتب، وشعاره، وبيانات التواصل، والشروط والأحكام بالعربية والإنجليزية التي تُطبع على العقد، ونسبة الضريبة.

وإلى جانبها شاشات المتجر الإلكتروني: البانرات، والصفحات، وحسابات التواصل، وطرق الدفع، والإضافات الاختيارية — وهي ما يبني موقع الحجز العام الذي يحجز منه العميل مباشرة.

ملاحظات

• سجّل الصيانة بتكلفتها دائماً؛ فالصيانة بلا تكلفة تجعل ربح المركبة وهماً.
• اقرأ تقرير الإشغال شهرياً لا سنوياً؛ فالمواسم تختلف والقرار المتأخر لا ينفع.
• أغلق أيام الصيانة بفترة حجب قبل أن يحجز عميل المركبة فيها.