التحصيل والتأمينات والمخالفات

الخسارة في مكاتب التأجير نادراً ما تأتي من السعر، وإنما من ثلاثة: دفعة لم تُحصّل، وتأمين رُدّ قبل وقته، ومخالفة وصلت بعد ما غادر العميل. وللثلاثة شاشات مخصصة.

مدفوعات العقود

تُسجّل الدفعة من تبويب المالية داخل العقد بمبلغها وتاريخها وطريقة الدفع، والعقد يقبل دفعات متعددة.

وتجمع شاشة مدفوعات العقود — صورة 1 — كل ما حُصّل في المكتب مهما كان عقده: التاريخ، والعقد، والعميل، والمبلغ، وطريقة الدفع، والمرجع. وهي شاشة مراجعة الخزينة مع تصفية وتصدير.

المدفوعات المتأخرة

أما المدفوعات المتأخرة — صورة 2 — فهي الوجه الآخر: كل عقد بقي عليه مبلغ، مرتّباً بما عليه، مع هاتف العميل وزر واتساب للتواصل مباشرة.

ومراجعة هذه الشاشة مرة في الأسبوع عادة ما تعود بما لا تعود به زيادة الأسعار.

الأقساط

وللعقود الطويلة — الشهرية وما فوقها — زر الأقساط أعلى بطاقة العقد: يوزّع المبلغ على دفعات بتواريخ استحقاق، فيُعرف أي قسط حلّ وأيه تأخر بدل أن يكون المبلغ رقماً واحداً غامضاً.

التأمينات

التأمين مبلغ يُؤخذ من العميل ولا يُملَك: هو ضمان يُردّ عند الإرجاع سليماً، أو يُخصم منه ما يقابل ضرراً أو مخالفة، أو يُصادر كله في الحالات القصوى.

ويُفتح التأمين من زر التأمين أعلى بطاقة العقد، وتجمع شاشة التأمينات — صورة 3 — كل ما في المكتب منها مع حالة كل واحد: محتجَز، أو مردود، أو مخصوم جزئياً.

وكل حركة على التأمين تُسجّل بسببها، فلا يقع خلاف على مبلغ خُصم دون تفسير.

المخالفات

المخالفة المرورية تصل المكتب باسمه لأن المركبة ملكه، لكنّ من ارتكبها هو المستأجر وقتها. ومن هنا المشكلة: كيف تعرف من كان يقود المركبة يوم كذا؟

شاشة المخالفات — صورة 4 — تحلّ ذلك: تسجّل المخالفة برقمها وتاريخها ومبلغها والمركبة، ويربطها النظام بالعقد المفتوح في ذلك التاريخ، فتظهر في تبويب مخالفات العقد وتُضاف إلى إجماليه.

وبذلك تُحمّل المخالفة على من ارتكبها، إما بتحصيلها مع الحساب النهائي أو بخصمها من التأمين.

ملاحظات

• لا تردّ التأمين يوم الإرجاع؛ فالمخالفة قد تصل بعد أسبوع، وانتظار المدة المعتادة أسلم.
• سجّل سبب كل خصم من التأمين وقت الخصم لا بعد أسبوع.
• راجع المدفوعات المتأخرة أسبوعياً؛ فالمتأخر يُحصّل ما دام قريباً، ويصعب كلما طال عليه الأمد.