التحصيل والتأمينات والمخالفات

الخسارة في مكاتب التأجير نادراً ما تأتي من السعر، وإنما من ثلاثة: دفعة لم تُحصّل، وتأمين رُدّ قبل وقته، ومخالفة وصلت بعد ما غادر العميل. وللثلاثة شاشات مخصصة.

مدفوعات العقود

تُسجّل الدفعة من تبويب المالية داخل العقد بمبلغها وتاريخها وطريقة الدفع، والعقد يقبل دفعات متعددة.

وتجمع شاشة مدفوعات العقود — صورة 1 — كل ما حُصّل في المكتب مهما كان عقده: التاريخ، والعقد، والعميل، والمبلغ، وطريقة الدفع، والمرجع. وهي شاشة مراجعة الخزينة مع تصفية وتصدير.

أرصدة العقود المتبقية

أما أرصدة العقود المتبقية — صورة 2 — فهي الوجه الآخر: كل عقد بقي عليه مبلغ، مع ما تأخر من أقساطه، وواتساب العميل للتواصل مباشرة، وفلتر بأعمار الذمم، والتصدير والطباعة.

ومراجعة هذه الشاشة مرة في الأسبوع عادة ما تعود بما لا تعود به زيادة الأسعار.

الأقساط

وللعقود الطويلة — الشهرية وما فوقها — جدول أقساط في أعلى تبويب المالية داخل العقد: يوزّع المبلغ على أقساط بتواريخ استحقاق، وتُوزَّع عليها الدفعات تلقائياً، فيُعرف أي قسط حلّ وأيه تأخر بدل أن يكون المبلغ رقماً واحداً غامضاً. وتجمع شاشة كل الأقساط أقساط جميع العقود في مكان واحد.

التأمينات

التأمين مبلغ يُؤخذ من العميل ولا يُملَك: هو ضمان يُردّ عند الإرجاع سليماً، أو يُخصم منه ما يقابل ضرراً أو مخالفة، أو يُصادر كله في الحالات القصوى.

ويُفتح التأمين من زر التأمين أعلى بطاقة العقد، وتجمع شاشة التأمينات — صورة 3 — كل ما في المكتب منها مع حالة كل واحد: محتجَز، أو مردود، أو مخصوم جزئياً.

وكل حركة على التأمين تُسجّل بسببها وطريقة دفعها ولها سند مطبوع، فلا يقع خلاف على مبلغ خُصم دون تفسير. والتأمين يُقيَّد في حساب التزام لا في الإيرادات، ولا يصير إيراداً إلا ما خُصم منه.

المخالفات

المخالفة المرورية تصل المكتب باسمه لأن المركبة ملكه، لكنّ من ارتكبها هو المستأجر وقتها. ومن هنا المشكلة: كيف تعرف من كان يقود المركبة يوم كذا؟

شاشة المخالفات — صورة 4 — تحلّ ذلك: تسجّل المخالفة برقمها وتاريخها ومبلغها والمركبة، ويربطها النظام بالعقد المفتوح في ذلك التاريخ، فتظهر في تبويب مخالفات العقد وتُضاف إلى إجماليه.

وبذلك تُحمّل المخالفة على من ارتكبها، إما بتحصيلها مع الحساب النهائي أو بخصمها من التأمين.

ملاحظات

• لا تردّ التأمين يوم الإرجاع؛ فالمخالفة قد تصل بعد أسبوع، وانتظار المدة المعتادة أسلم.
• سجّل سبب كل خصم من التأمين وقت الخصم لا بعد أسبوع.
• راجع أرصدة العقود المتبقية أسبوعياً؛ فالمتأخر يُحصّل ما دام قريباً، ويصعب كلما طال عليه الأمد.