أنواع المصاريف وأنواع المستندات: تهيئة تُوفّر عليك لاحقًا

قائمتان قصيرتان تُضبطان مرة واحدة وتُستعملان يوميًا: أنواع المصاريف التي تُصنَّف بها كل تكلفة تقع على المركبة، وأنواع المستندات التي تُنظّم المرفقات.

صورة 1 — شاشة أنواع المصاريف.

أنواع المصاريف

كل مصروف تسجّله على مركبة يجب أن يحمل نوعًا: جمارك، شحن، سطحة، صيانة، تلميع، رسوم مزاد، عمولة وسيط. القائمة تُنشأ ببنود شائعة عند تفعيل الموديول، وتضيف إليها ما يخصّ عملك.

أهمية النوع ليست في التصنيف الشكلي، بل في أنه:

• يحدّد الحساب المحاسبي الذي يُرحَّل إليه المصروف.
• يسمح بتقرير «المصاريف حسب النوع» الذي يُظهر أين تذهب أموالك فعلًا.
• يضبط القيمة الافتراضية لـمن يتحمّل المصروف — وهذا الحقل هو الأهم في الموديول كله، وله مقال مستقل.

أنواع المستندات

المرفقات على المركبة أو الصفقة (ملكية، بطاقة المالك، عقد، شهادة فحص، صورة تسليم) تُسنَد إلى نوع مستند. الفائدة أنك تستطيع تحديد المستندات المطلوبة لكل حالة، فيُنبّهك النظام إن حاولت إتمام صفقة ينقصها مستند أساسي — بدل أن تكتشف النقص بعد شهر عند نقل الملكية.

نصيحة عملية

لا تُفرط في التفصيل. عشرة أنواع مصاريف واضحة أفيد من أربعين نوعًا يتردّد الموظف بينها فيختار عشوائيًا — والتقرير الذي يقوم على اختيار عشوائي لا يُفيد.