فاتورة التفصيل ومتابعة مراحل الطلب

فاتورة الخياطة ليست فاتورة بيع عادية: كل سطر فيها قطعة ستُفصّل، ولها مقاس ولون قماش، وهي تمرّ بمراحل قبل أن تُسلّم.

إنشاء الفاتورة

من إنشاء فاتورة كما في صورة 1: اختر العميل، وتاريخ الفاتورة، وتاريخ التسليم الذي تعد به، ثم أضف البنود.

ولكل بند:

• الخدمة — من قائمة الخدمات، ويُملأ سعرها تلقائياً.
• المقاس — تختار من مقاسات العميل نفسه، فيرتبط السطر بالمقاس المستخدم فعلاً. وهذا هو الربط المهم: فالخيّاط يفتح الفاتورة فيصل إلى المقاس مباشرة دون سؤال.
• اللون — لون القماش، يُختار من منتقي ألوان، فيميّز بين دشداشتين متشابهتين في الطلب نفسه.
• الكمية والسعر وملاحظة خاصة بالسطر.

ثم الخصم والضريبة والإجمالي، ورقم الفاتورة الورقية إن كنت لا تزال تستخدم دفتراً ورقياً إلى جانب النظام — فيربط الاثنين.

مراحل الطلب

تمرّ الفاتورة بخمس مراحل كما في صورة 2، ولكل مرحلة لونها:

1. جديدة — استُلم الطلب ولم يبدأ العمل عليه.
2. قيد التفصيل — عند الخيّاط.
3. عند الكواي — انتهى التفصيل وبقيت الكواية.
4. جاهزة للتسليم — وهذه هي اللحظة التي تتصل فيها بالعميل.
5. تم التسليم.

ويُسجّل كل انتقال بين المراحل في سجل الحالات داخل الفاتورة مع وقته ومن غيّره، فتعرف أين تأخر الطلب وعند من.

بطاقة الفاتورة

تعرض بطاقة الفاتورة — صورة 3 — بيانات العميل، والبنود بمقاساتها وألوانها، والإجمالي والمدفوع والمتبقّي، ومربّع تغيير المرحلة، وأزرار الطباعة.

ومن هذه البطاقة تُسجّل الدفعات، والفاتورة تقبل أكثر من دفعة: مقدّم عند الاستلام، والباقي عند التسليم.

المدفوعات والتقارير

تجمع شاشة مدفوعات الفواتير — صورة 4 — كل ما حُصّل في المحل مهما كانت فاتورته، مع تصفية بالتاريخ وطريقة الدفع.

وتعرض التقارير — صورة 5 — أداء المحل في فترة تختارها: عدد الفواتير وإجماليها، والمحصّل، والمتبقّي، وتوزيع الفواتير على المراحل، والخدمات الأكثر طلباً.

ملاحظات

• اربط كل بند بمقاسه؛ فالبند بلا مقاس يجعل الخيّاط يسأل من جديد.
• حدّد تاريخ التسليم من البداية ولو تقريباً؛ فعليه تقوم قائمة المستحق تسليمه.
• حرّك المرحلة وقت حدوثها لا آخر اليوم؛ فسجل الحالات لا ينفع إن كانت أوقاته مجمّعة.