كيف أشارك رحلة واحدة بين عدة فروع؟

كثير من الوكالات تبيع الرحلة الواحدة من أكثر من فرع: عمرة رمضان مثلاً تُباع في مسقط وصلالة وصحار، والطائرة والفندق واحد. والنظام يجعلها رحلة واحدة، يُدخل كل فرع عليها مسافريه وفواتيره، وترى الإدارة العامة الصورة كاملة.

فتح الرحلة للفروع

1. من الحج والعمرة والسفر ← الرحلات أنشئ الرحلة أو عدّلها — صورة 1.
2. اترك حقل الفروع فارغاً لتفتحها لكل الفروع، أو اختر الفروع التي تبيعها فقط.
3. احفظ، فتظهر الرحلة في قوائم تلك الفروع، ويختارها موظّفوها في فواتيرهم.

ماذا يرى موظّف الفرع؟

• الرحلات المفتوحة لفرعه فقط.
• في الرحلة: مسافري فرعه وفواتيره ومصروفاته فقط، مع المقاعد المحجوزة من كل الفروع حتى لا يتجاوز السعة.
• تُسجَّل فواتيره وسداداته ومصروفاته على فرعه تلقائياً، ولا يستطيع اختيار فرع آخر.
• لا يعدّل الرحلة المشتركة ولا يغيّر حالتها ولا يحذفها؛ فهذا للإدارة العامة.

ماذا ترى الإدارة العامة؟

الإدارة العامة (المستخدم غير المربوط بفرع) ترى الرحلة كاملة — صورة 2:

• الأرقام الأربعة في أعلى الرحلة لكل الفروع معاً.
• جدول الملخص حسب الفرع: المسافرون والإيراد المعتمد والمقبوضات والمصاريف وصافي الربح لكل فرع، ثم سطر مصروفات عامة للرحلة / بلا فرع، ثم الإجمالي.
• حقل الفرع بجانب زر التعديل يحصر التبويبات في فرع واحد.

الفاتورة من الإدارة العامة

حين تُصدر الإدارة العامة فاتورة، تختار الفرع أولاً — صورة 3 — فلا يظهر في حقل الرحلة إلا ما هو مفتوح لهذا الفرع، ولا في طرق الدفع إلا ما هو متاح له. والترقيم واحد للمنشأة كلها، فلا يتكرّر رقم فاتورة بين فرعين.

المصروفات المشتركة

تذاكر المجموعة والفندق تخصّ الرحلة كلها لا فرعاً بعينه، فتسجّلها الإدارة العامة باختيار عام — للرحلة كلها. وهي تُطرح من ربح الرحلة، ولا تُحمَّل على ربح أي فرع. أمّا ما ينفقه الفرع نفسه، كمواصلات مسافريه إلى المطار، فيسجّله على فرعه.

ملاحظات

• لا تظهر حقول الفروع إلا إذا كان لمنشأتك أكثر من فرع نشط.
• المسافر واحد في كل الفروع: إن سجّله فرع آخر، فاستخدم السجل الموجود وأصدر له فاتورة من فرعك، ولا تنشئ له نسخة ثانية.
• لا يمكن إزالة فرع من الرحلة بعد أن يكون له عليها مسافرون أو فواتير أو مصروفات.
• ربح الفرع في الملخص لا يشمل المصروفات العامة؛ فاقرأ ربح الرحلة من سطر الإجمالي.